Auditoría de licencias de software: ¿Cómo afecta a la estrategia de IT?

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En alguna ocasión se ha oído hablar de “la ignorancia de la ley no exime de su cumplimiento”… Y eso en el terreno del software es en muchos casos, el pan de cada día. En las empresas no se gestiona bien el licenciamiento, y eso provoca ineficiencias, falta de productividad y riesgos informáticos y legales innecesarios.

El control de las licencias de software es en muchos casos el gran olvidado a la hora de gestionar un parque informático. Se le da más importancia a los procesadores, la memoria RAM, los discos de cada dispositivo, las pantallas, los modelos de impresoras y periféricos, los elementos de interconexión y la propia topología de red… pero quizá no tanto del software, que al fin y al cabo es el instrumento mediante el cual se gestiona uno de los mayores activos de la organización: la información.

Quizá se tenga una vaga idea a veces de los sistemas operativos (la versión de éstos, incluso de los Service Packs instalados), o de las versiones/ediciones de Microsoft Office… por citar dos de los elementos más presentes en cualquier empresa. Pero… ¿Se controla realmente cómo se adquirieron? ¿Venían preinstalados? ¿Se adquirieron con posterioridad a los PCs? De ello dependerá no sólo la capacidad de trasladarlos de una máquina a otra en el caso de que la primera se rompa, sino los mecanismos de actualización cuando quiera poner al día total o parcialmente el software de la empresa. Y si se entra en el universo de la virtualización de servidores o la nube, las implicaciones de licenciamiento se complican aún más… porque cada edición de licencia de servidores, por ejemplo, permite disponer de un mayor o menor número de instancias.

Más aún… puede haber incluso casos -sin ser consciente de ello- en los que se esté utilizando un determinado software sin tener derecho a ello, porque en su momento formaba parte de una suscripción o contrato de licencias que ya venció, y que según el acuerdo firmado, estaría obligado a desinstalarlo al no renovar el compromiso.

Todo esto se resuelve mediante auditorías de software, una medida que quizá pueda provocarla incluso el propio fabricante. No es infrecuente, por poner un ejemplo real, que la propia Microsoft, Oracle, Adobe o IBM se pongan en contacto con las empresas para solicitar esta auditoría con el fin de identificar situaciones irregulares. No es cuestión de meter el miedo en el cuerpo, pero lo que sí es cierto, es que tener estos informes al día puede ser realmente importante, y afectar en un momento dado la propia estrategia de TI.

Y… ¿cómo es eso posible?

Controlar bien tanto el parque como el licenciamiento de mi software me puede facilitar el acceso a un determinado modelo de adquisición de licencias, en condiciones más ventajosas no sólo para estandarizar y acceder a tecnologías nuevas, sino incluso añadir ventajas financieras o evitar sobrecostes. Eso incide directamente en el ROI asociado a esta importante inversión, porque unas buenas prácticas aportan ahorros a la organización.

Y también influye en la propia competitividad de la empresa y en su continuidad… Los fabricantes de informática crean productos y servicios destinados a entornos “actuales”, lo que puede cerrar el acceso a la innovación si las máquinas (suma de HW y SW) no están preparadas para ello.

Pueden darse casos extremos (y no por ello infrecuentes) de disponer de software obsoleto que se ha quedado sin la cobertura de soporte del propio fabricante, y sólo se sabe de esta situación cuando se cae un determinado servicio o no se puede “avanzar”. Y para muestra un dato que provoca cierto sonrojo cuando lo ves en empresas de cierto renombre: todavía quedan multitud de negocios que siguen trabajando con Windows XP, que en su día marcó un hito en la informática empresarial, pero que hace años que no se actualiza. El soporte finalizó el 8 de abril del 2014. Ya no hay soporte ni actualizaciones… hace semestres!!!

Si su empresa es ya una “organización híbrida” (combino software clásico on-premise más la nube) puede ser un buen momento para dar el paso, y tener claro el escenario actual para dar los siguientes pasos con éxito y control de inversiones total.

¿Por dónde empezar?

Sinceramente lo más sencillo es contar con un especialista en gestión de Activos de Software (Software Asset Management, o SAM), que disponga de la metodología y las herramientas necesarias no sólo para poner en marcha un proceso exhaustivo de control de licencias de software -haciendo el pertinente análisis de carencias (Análisis GAP) y riesgos legales-, sino para mantenerlo en el tiempo.

En Aranda Software estamos a tu disposición para aportarle nuestras herramientas, personal especializado y consejo experto para que la gestión de licencias y el cumplimiento no suponga un obstáculo en tu organización. Contáctenos aquí y cuéntenos sus problemas de control y gestión de sus activos de TI. Conozca más de Aranda Asset Management y solicite una demo Aquí.

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