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Política de Transparencia y Ética Empresarial (PTEE)

INTRODUCCIÓN

El Fraude y la Corrupción son acciones que pueden afectar considerablemente la imagen y la reputación de la empresa, así como en general el escenario de la prestación de sus servicios principalmente en lo concerniente a proveer a empresas una plataforma tecnológica que automatiza la ejecución de estudios seguridad, validación de identidad y su seguimiento así como el desarrollo de productos y servicios que permitan a las empresas realizar estudios de seguridad de terceros, desarrollo de software por inteligencia recolectada por distintas fuentes potencializadas con inteligencia artificial, desarrollo de aplicaciones o sistemas de información con fuentes abiertas, libres, cerradas y pagas. Análisis e inteligencia de datos por medio de fuentes de información abiertas y cerradas. Desarrollo de software, aplicaciones móviles y contenidos digitales. Así mismo, podrá realizar cualquier otra actividad económica lícita tanto en Colombia como en el extranjero.

Como parte del compromiso de la empresa para impulsar el desarrollo de acciones coordinadas para prevenir el Fraude y la Corrupción, disuadir las conductas indebidas e incentivar el compromiso de sus grupos de interés se establece el presente Manual.

El propósito de este Manual es orientar y transmitir a las contrapartes que están relacionadas con la Empresa directa o indirectamente, que, en lo concerniente a las actividades en la Empresa, se hacen con las mejores prácticas del mercado, en un marco de ética y transparencia legal. La Empresa NO TOLERA, ninguna forma de negocio, transacción, acuerdo, considerado como corrupción, soborno o fraude.

Esta Política se complementa con lo preceptuado en otras disposiciones de carácter interno, tales como: Reglamento Interno de trabajo, Política Interna de Seguridad de la Información y Política de Tratamiento de Datos Personales.

OBJETIVO GENERAL

Promover en ARANDA SOFTWARE ANDINA S.A.S. una cultura de prevención contra el Fraude y la Corrupción; mediante el fortalecimiento de los principios, valores y las políticas corporativas; a través de la implementación y fortalecimiento de mecanismos de control interno que permitan detección y tratamiento de los eventos que se presenten o los potencialmente riesgosos.

2.1 OBJETIVOS ESPECÍFICOS
  1. Promover una cultura ética al interior de la Organización encaminada a mitigar los riesgos de Fraude y la Corrupción. 

  2. Facilitar a los Líderes de Procesos, la identificación de los principales riesgos de Fraude y/o Corrupción a los que está expuesta su Área, con el propósito de definir e implementar controles efectivos, suficientes y oportunos a través de los cuales se administren y se mitiguen tales riesgos. 

  3. Aplicar la metodología para la identificación, valoración y control de los riesgos de Fraude y/o Corrupción.

  4. Establecer los cargos responsables de detectar y prevenir los riesgos de Fraude y/o Corrupción. 

  5. Definir la metodología para la medición, evaluación y control del riesgo de fraude y/o corrupción.

  6. Establecer el canal a través del cual se realizarán denuncias de fraude y/o corrupción.
3. ALCANCE

Este Manual es aplicable a todos los procesos en los que se presenten factores de riesgo de fraude y corrupción y está dirigido a todas las contrapartes de la Empresa. Para efectos de este Manual, quienes involucran un factor de riesgo de fraude y corrupción y sobre quienes se determinan los presentes lineamientos, son:

A. Proveedores y Contratistas 

B. Clientes y prospectos Clientes

C. Accionistas  

D. Filiales. 

E. Empleados 

F. Cualquier otra persona que tenga relación en la actividad económica de la empresa.

Estas directrices están diseñadas para ayudar no sólo a los colaboradores sino a todas las personas que tengan relación con ARANDA SOFTWARE ANDINA S.A.S. a cumplir nuestros estándares anticorrupción, cabe resaltar que cualquier actividad de investigación requerida se llevara a cabo sin tener en cuenta la dimensión del presunto infractor de servicio, posición, título, nacionalidad o su relación con la empresa.

4. MARCO NORMATIVO
4.1. Normas y Estándares Internacionales sobre Anticorrupción

El marco legal internacional para combatir la corrupción, incluye la Convención de las Naciones Unidas contra la Corrupción (CNUCC), la cual entró en vigencia en 2005, así como la Convención Sobre la Lucha Contra el Soborno de Funcionarios Públicos Extranjeros en Transacciones Comerciales Internacionales, que entró en vigencia desde 1999. 

  • Convención Interamericana contra la Corrupción, 1977.

  • Convención de la Unión Africana sobre la Prevención y Lucha contra la Corrupción – 2003.

  • Convenio Penal Sobre la Corrupción -1998.

  • Convenio Civil Sobre Corrupción – Consejo Europeo 1999.

  • Política Anticorrupción de la Unión Europea, art. 29 del Tratado de la Unión Europea.
     
  • Convención Interamericana contra la Corrupción de la OEA de 1997.

  • Convención de la ONU contra la Corrupción de 2005.

  • Convención de la OCDE para combatir el cohecho de servidores públicos extranjeros en transacciones comerciales internacionales de 2012. 

  • Guías sobre programas de cumplimiento relacionadas con la ley de prácticas corruptas en el extranjero de los estados unidos («FCPA») Ley anti-soborno del Reino Unido («UK bribery act»).
4.2. Normas Nacionales
  • Como una de las medidas de anticorrupción, el Gobierno Colombiano, ha celebrado varios acuerdos internacionales, aprobados por el Congreso de la Republica, el último en 2012, con la Convención de la Organización para la Cooperación y el Desarrollo Económico (OCDE), para combatir el cohecho de los servidores públicos extranjeros en transacciones internacionales. Como resultado, el Gobierno sancionó la Ley 1778 del 02 de febrero de 2016 (Ley 1778 o Ley Antisoborno), estableciendo un régimen especial para imponer sanciones administrativas a las personas jurídicas involucradas en conductas de soborno transnacional.

 

  • Como mandato, en el art 2º de la Ley 1778, establece que la Superintendencia de Sociedades investigará y sancionará los actos de soborno transnacional que involucren a una persona jurídica domiciliada en Colombia, sujeta o no a vigilancia o control del Estado. 

 

  • La Superintendencia de Sociedades, con fundamento en las facultades legales, en especial previstas en los art. 23 y 36 de la Ley 1778 de 2016, expide la Circular Reglamentaria 100-00003 del 26 de julio de 2016, estableciendo una Guía para las Personas Jurídicas, para la puesta en marcha del programa de Transparencia y Ética Empresarial. Las principales normas en Colombia, se encuentran descritas en el Código Penal Colombiano, Ley 599 de 2000, Ley 1474 de 2011.
5. MARCO TEÓRICO
5.1. Conceptos Básicos Previos
  • Altos Directivos: Son las personas naturales o jurídicas, designadas, de acuerdo con los estatutos sociales o cualquier otra disposición interna de la persona jurídica y la ley colombiana, según sea el caso, para administrar y dirigir la persona jurídica, trátese de miembros de cuerpos colegiados o de personas individualmente consideradas.

  • Asociados: Son aquellas personas naturales o jurídicas que han realizado un aporte en dinero, en trabajo o en otros bienes apreciables en dinero, a una sociedad a cambio de cuotas, partes de interés, acciones o cualquier otra forma de participación que contemplen las leyes colombianas.

  • Auditoría de Cumplimiento: Es la revisión sistemática, crítica y periódica respecto de la debida ejecución de programa de ética empresarial.

  • Canales receptores de denuncias: Medios habilitados por ARANDA SOFTWARE ANDINA S.A.S. para recibir denuncias. Se han habilitado los siguientes canales: legal@arandasoft.com , y la página web www.arandasoft.com

  • Concusión Privada: La exigencia realizada a un tercero para que otorgue, prometa u ofrezca dinero o cualquier otro beneficio a cambio de realizar un acto propio de sus funciones o contrario a las mismas.

  • Conflicto de interés: Se presenta cuando en las decisiones o acciones de un colaborador directo o contratista de ARANDA SOFTWARE ANDINA S.A.S. prevalece el interés privado y no el de ARANDA SOFTWARE ANDINA S.A.S. De esta manera esta persona o tercero implicado, obtendría una ventaja ilegítima en detrimento de los intereses de la Empresa.

  • Contratista: Se refiere, en el contexto de un negocio, a cualquier tercero que preste servicios a una persona jurídica o que tenga con esta una relación jurídica contractual de cualquier naturaleza. Los contratistas pueden incluir, entre otros, a proveedores, intermediarios, agentes, distribuidores, asesores, consultores y a personas que sean parte en contratos de colaboración o de riesgo compartido con la persona jurídica.

  • Corrupción: Es la voluntad de actuar deshonestamente abusando del poder encomendado por ARANDA SOFTWARE ANDINA S.A.S. a cambio de sobornos o beneficios personales, ya sea de manera directa o indirecta y favoreciendo injustamente a terceros en contra de los intereses de la Empresa.

  • Debida Diligencia: Alude, en el contexto de esta Política, a la revisión periódica que ha de hacerse sobre los aspectos legales, contables y financieros relacionados con un negocio o transacción internacional, cuyo propósito es identificar y evaluar los riesgos de soborno transnacional que pueden afectar a una persona jurídica, sus sociedades subordinadas y a los clientes y proveedores.

  • Empleado: Es el individuo que se obliga a prestar un servicio personal bajo subordinación a una persona jurídica o a cualquiera de sus sociedades subordinadas, a cambio de una remuneración.

  • Entidad gubernamental: Para efectos de esta guía se entenderá, como tal, a todos los organismos que comprenden el Gobierno Nacional, local o municipal, las empresas comerciales de propiedad del Estado o controladas por el mismo, organismos y agencias internacionales como el Banco Mundial, Cruz Roja Internacional, partidos políticos, entre otros.

  • Fraude: Cualquier acto ilegal caracterizado por engaño, ocultación o violación de confianza, los cuales no requieren la aplicación de amenaza de violencia o de fuerza física.

  • Política: Documento en el cual se incluyen recomendaciones para la adopción de los principios, cuya efectividad le permitirá a cualquier persona jurídica identificar, detectar, prevenir y atenuar los riesgos de Soborno Transnacional.

  • Ley FCPA: Ley de Prevención de Prácticas Corruptas en el Extranjero (Foreign Corrupt Practices Act –FCPA por sus siglas en inglés). La FCPA establece que es un delito pagar u ofrecer cualquier cosa de valor, directa o indirectamente a un funcionario gubernamental, para obtener o retener negocios o conseguir una ventaja de negocios impropia.

  • Ley 1778 o Ley Anti-Soborno: Es la Ley 1778 de febrero 2 de 2016.

  • Negocio o Transacción Internacional que se realice a través de terceros: Hace referencia a los negocios o transacciones internacionales que realice una sociedad colombiana a través de un intermediario o contratista o por medio de una sociedad subordinada o de una sucursal que hubiere sido constituida en otro estado por esa sociedad.

  • OCDE: Organización para la Cooperación y el Desarrollo Económicos.

  • Pagos de facilitación: Pagos realizados a funcionarios gubernamentales con el fin de asegurar o acelerar trámites de carácter legal y rutinario en beneficio personal o de la empresa.

  • Parte interesada: Persona u organización que pueden o se encuentran afectadas por decisiones o actividades conjuntas.

  • Persona Jurídica: Es una persona ficticia, capaz de ejercer derechos y contraer obligaciones, y en el contexto de este manual, se refiere a las entidades que deberían poner en marcha un programa de ética empresarial. El término persona jurídica se refiere, entre otras, a cualquier tipo de sociedad de acuerdo con las leyes colombianas, las entidades que sean consideradas como controlantes en los términos del artículo segundo de la Ley Anti-Soborno, las entidades sin ánimo de lucro domiciliadas en Colombia y cualquier otra entidad que sea calificada como persona jurídica conforme a las normas colombianas.

  • Políticas de Cumplimiento: Son las políticas generales que adoptan los Altos Directivos de una persona jurídica para que esta última pueda llevar a cabo sus negocios de manera ética, transparente y honesta y esté en condiciones de identificar, detectar, prevenir y atenuar los riesgos relacionados con el soborno transnacional y otras prácticas corruptas.

  • Principios: Tienen como finalidad la puesta en marcha de los Sistemas de Gestión de Riesgos de Soborno Transnacional. Programa de Ética Empresarial: Son los procedimientos específicos a cargo de la Junta Directiva, encaminados a poner en funcionamiento las Políticas de Cumplimiento.

  • Soborno: Es todo aquello que tenga valor y se ofrezca, prometa o entregue a fin de influir en una decisión de negociar o de darle una ventaja inapropiada o indebida.
6. ROLES Y RESPONSABILIDADES
6.1. Junta Directiva de Accionistas

Tiene las siguientes responsabilidades frente a la estrategia de combate a la corrupción:

  • Establecer las políticas y poner en marcha este manual lo cual incluye las instrucciones que deban impartirse respecto de la estructuración, ejecución y supervisión de las acciones dirigidas a la prevención efectiva del soborno y corrupción.

     

  • Demostrar compromiso con el Manual y dar el ejemplo con sus acciones y expresiones para promover una cultura ética y de no tolerancia a los actos de corrupción.

     

  • Revisar y recomendar mejoras a procedimientos internos que fortalezcan las acciones para combatir la corrupción en los procesos de su responsabilidad.

     

  • Brindar apoyo y dirección respecto de la implementación del Manual de Políticas Anticorrupción y Antifraude en todas las áreas de ARANDA SOFTWARE ANDINA S.A.S.

     

  • Asegurar la adecuada implementación de controles que mitiguen los riesgos de corrupción.

     

  • Comunicar eventos de corrupción a el área de gerencia o administrativa o a través de los canales de denuncia habilitados para tal fin.
6.2. Dirección Administrativa y Financiera como responsable de cumplimiento.

La dirección Administrativa y Financiera deberá velar por el cumplimiento del presente Manual, y tendrá las siguientes funciones:

  • Propender por la definición y divulgación del Manual de Políticas Anticorrupción y Antifraude y otras directrices relevantes para combatir la corrupción, en toda la Empresa.

     

  • Servir como asesor confiable de la Alta Gerencia sobre eventos que puedan representar hechos de corrupción.

     

  • Recomendar a la Alta Gerencia medidas preventivas y/o acciones ante organismos competentes (Judiciales y/o disciplinarios) para fortalecer la estrategia anticorrupción.

     

  • Se encarga de la adecuada articulación de las políticas del programa de cumplimiento.

     

  • Presentar a los Altos Directivos, al menos cada tres meses, informes de su gestión en la supervisión de lo consagrado en este Manual.

     

  • Dirigir las actividades periódicas de evaluación de los riesgos de soborno, fraude y corrupción con empleados seleccionados por él, o incluso, a través de terceros que para tales efectos contrate  ARANDA SOFTWARE ANDINA S.A.S.

     

  • Informar a los administradores de  ARANDA SOFTWARE ANDINA S.A.S. acerca de las infracciones que haya cometido cualquier empleado respecto del Programa de Cumplimiento, para que se adelanten los correspondientes procedimientos sancionatorios, conforme lo establezca el Reglamento Interno de Trabajo.

     

  • Seleccionar y facilitar el entrenamiento constante de los empleados de  ARANDA SOFTWARE ANDINA S.A.S., en lo concerniente al Manual de Políticas Anticorrupción y Antifraude.

     

  • Apoyar el sistema que ponga en marcha  ARANDA SOFTWARE ANDINA S.A.S. para recibir denuncias de cualquier persona respecto de un caso de soborno, fraude, corrupción o de cualquier otra práctica indebida.

     

  • Ordenar el inicio de procedimientos internos de investigación en la persona jurídica, mediante la utilización de recursos humanos y tecnológicos propios o través de terceros especializados en estas materias, cuando tenga sospechas de que se ha cometido una infracción a la Ley 1778, al Programa de Cumplimiento y demás disposiciones normativas nacionales e internas que sancionen este tipo de conductas.

     

  • Supervisar la adecuada implementación/avance de la estrategia anticorrupción y reportar hechos significativos a la Gerencia General y/o Gerencia de Auditoría.

     

  • Asegurar la adecuada comunicación/divulgación de eventos de corrupción o eventos relevantes.
6.3. Empleados

Constituyen obligaciones de los empleados, adicionalmente a las consagradas en otros estatutos como el Reglamento Interno de Trabajo, Políticas de Tratamiento de Datos y de Seguridad de la Información, las siguientes:

    • Conocer, comprender y aplicar el Manual de Políticas Antifraude y Anticorrupción.

    • Ejecutar los controles anticorrupción a su cargo y dejar evidencia de su cumplimiento.

    • Obligación en reportar acciones sospechosas o incidentes relacionados con corrupción en su entorno laboral y en terceros contratados por la empresa ARANDA SOFTWARE ANDINA S.A.S.

    • Cooperar en las investigaciones de denuncias relacionadas con corrupción que adelanten las autoridades competentes.
6.4. Revisoría Fiscal

Tendrán la obligación de denunciar ante las autoridades penales, disciplinarias y administrativas, los actos de corrupción, así como la presunta realización de un delito contra la administración pública, un delito contra el orden económico y social, o un delito contra el patrimonio económico que hubiere detectado en el ejercicio de su cargo, de acuerdo a la ley 599 de 2000, ley 1778 de 2016 y demás normas concordantes.


También deberán poner estos hechos en conocimiento de los órganos sociales y de la administración de la Sociedad. Las denuncias correspondientes deberán presentarse dentro del mes siguiente al momento en que el revisor fiscal hubiere tenido conocimiento de los hechos. Para los efectos de este, no será aplicable el régimen de secreto profesional que ampara a los revisores fiscales.


Establecer sistemas de control y auditoria, conforme lo determina el artículo 207 del Código de Comercio y las normas contables aplicables, que le permitan verificar la fidelidad de la contabilidad y asegurarse de que en las transferencias de dinero u otros bienes que ocurran entre la Persona Jurídica y sus Sociedades Subordinadas, no se oculten.

7. IMPLENTACIÓN DE PRINCIPIOS RECOMENDADOS
7.1. Aplicación de Principios
8. RESPONSABILIDAD INDIVIDUAL
  • Principio de Legalidad: Todas las personas vinculadas a la Empresa están comprometidas en velar por el cumplimiento no solamente de la letra sino del espíritu de la Constitución y de las leyes colombianas, igualmente, de las disposiciones y reglamentaciones que expidan las autoridades y las normas y políticas fijadas por ARANDA SOFTWARE ANDINA S.A.S.
  • Principio de Honestidad: En la medida en que todos los trabajadores sean conscientes de sus responsabilidades y de sus obligaciones morales, legales y laborales y las practiquen, se puede afirmar que se estará cumpliendo con los deberes frente a la comunidad, la Empresa y el País y la única forma de hacerlo será guiándose por la senda de actividades, servicios, negocios, y operaciones legitimas, honestas y transparentes.

Quienes tienen mayor nivel jerárquico y responsabilidad sobre bienes y procesos de la Compañía deben estar más comprometidos con una conducta ejemplar para con sus subalternos.

 

  • Principio de la Buena Fe: Actuar con buena fe, con diligencia y cuidado, velando permanentemente por el respeto de las personas y el cumplimiento de la ley y dando prelación en sus decisiones a los principios y valores de la Empresa por encima del interés particular.
  • Principio de Lealtad: Por lealtad con la Empresa toda persona debe comunicar oportunamente a sus superiores inmediatos todo hecho o irregularidad cometida por parte de otro colaborador o de un tercero, que afecte o pueda lesionar los intereses de ARANDA SOFTWARE ANDINA S.A.S., de sus clientes, contratistas, proveedores, accionistas, entre otros. Si el empleado prefiere conservar en reserva su identificación para comunicar dicho hecho, puede hacerlo a través de la persona delegada por parte de la Junta Directiva de Accionistas o en la Oficina de Control Interno.
  • Principio del Interés General y Corporativo: Nuestras acciones siempre deben estar regidas por el interés general y la gestión a todo nivel debe estar desprovista de cualquier interés económico personal. Las conductas transparentes están exentas de pagos o reconocimientos para obtener o retener negocios o conseguir una ventaja de negocios.

  • Principio de Veracidad: Decimos y aceptamos la verdad por encima de cualquier consideración. La información que expedimos al público en general es veraz.

De acuerdo con lo anterior, toda persona vinculada a ARANDA SOFTWARE ANDINA S.A.S. por cualquier medio es corresponsable en la adecuada y correcta aplicación del Reglamento Interno de Trabajo R.I.T, Política Interna de Seguridad de la Información, Política de Tratamiento de Datos Personales y el presente Manual de Politicas Antifraude y Anticorrupción y de manera especial cuentan con todo el respaldo de la Gerencia de la Empresa, para obrar en consonancia con los principios declarados en el presente documento.

 

Es por ello, que desde la Gerencia de la Empresa valoramos y reconocemos el esfuerzo y el compromiso de aquellas personas que obran con rectitud y velan por la probidad de nuestra gestión empresarial.

 

ARANDA SOFTWARE ANDINA S.A.S. acogiendo las buenas prácticas, adopta la implementación de sistemas, procedimientos, protocolos y mecanismos de control y reporte, a través de la oficina de Control Interno para la supervisión y cumplimiento de este manual por parte de la empresa, con el fin de asegurar la prevención, identificación y tratamiento de actos y conductas que se consideran ilícitas por carecer de legitimidad y transparencia.

8. RESPONSABILIDAD INDIVIDUAL

Los colaboradores de ARANDA SOFTWARE ANDINA S.A.S. se abstendrán de incurrir en cualquiera de las siguientes conductas:

8.1. Pagos de Facilitación (Soborno).

Son pagos que se hacen para asegurar o acelerar trámites ante funcionarios gubernamentales o de una entidad privada de carácter legal y rutinario con la que ARANDA SOFTWARE ANDINA S.A.S. tenga relación contractual o comercial.

Dichos actos son prohibidos por ARANDA SOFTWARE ANDINA S.A.S., y pueden ser de cualquier cuantía. Estos pagos pueden ser:

  • Influenciar una resolución judicial
  • Evitar una auditoría fiscal
  • Realizar acto contrario a sus funciones propias del servicio de los trabajadores, las cuales están plasmadas en el contrato de trabajo.
  • Rehusar retardar u omitir acto propio de sus funciones, o para que realice acto propio de sus funciones.
  • Agilizar acto propio de sus funciones
  • Ofrecer u otorgar dádivas, dinero, obsequios o cualquier otro beneficio a terceros que se encuentren conociendo, hayan conocido o hayan de conocer un asunto que interesa a la Empresa o al colaborador o directivo, con ocasión o en desarrollo de sus funciones dentro de la Empresa.
  • Cualquier otro que tenga carácter fraudulento o de corrupción

Es política de ARANDA SOFTWARE ANDINA S.A.S. no ofrecer u otorgar obsequios o cualquier otro beneficio a funcionarios públicos, entidades gubernamentales o personas de derecho privado.

Ningún empleado está autorizado a condicionar o buscar condicionar una negociación con base en algún regalo para algún usuario, cliente, proveedor, consultor o cualquier tercero.

Cualquier tipo de pago a funcionarios o entidades gubernamentales, sea directo o a través de socios, trabajadores, contratistas o intermediarios, es una señal de alerta, por lo cual deberán cumplirse las siguientes disposiciones:

Toda transacción con funcionarios públicos, entidades gubernamentales o personas de derecho privado deberá ser informada a Gerencia y a la oficina de Control Interno.

Con el fin de dar cumplimiento a lo anterior, el colaborador o la dependencia que requiera realizar cualquier tipo de transacción deberá:

  • Informar a la Gerencia y a la oficina de Control Interno.
  • La transacción deberá ser informada con al menos 5 días hábiles de anticipación.
  • Se entiende por transacción, cualquier tipo de: Pagos, patrocinios, ayudas, donaciones, productos corporativos, bonos, títulos, regalos, invitaciones, transporte (aéreo, terrestre, marítimo), hoteles, entretenimiento, entrenamiento, capacitación y en general cualquier bien o servicio en dinero o en especie.

Si se identifica una transacción con un funcionario o entidad gubernamental, directivos y trabajadores de empresas privadas que no haya sido reportada, deberá informarse inmediatamente a la Gerencia y a la oficina de Control Interno.

  • Toda transacción con funcionarios públicos, entidades gubernamentales o personas de derecho privado deberá ser registrada en cuentas contables separadas y exclusivas para este fin.
8.1.1. Soborno Transnacional

Con el fin de adelantar los procesos de Debida Diligencia y Auditorias de Cumplimiento, al interior de la Empresa se realizarán, entre otras, las siguientes actividades:

  • Al momento de iniciar una transacción internacional por la Empresa, se realizarán actividades que verificarán que el tercero o potencial contratista no se encuentre vinculado a actos de soborno transnacional.

  • La oficina de Control Interno, por lo menos una vez al año, solicitará a las dependencias de la Empresa, información sobre las transacciones internacionales realizadas, con el fin de establecer cuáles de ellas pueden tener riesgo de soborno transnacional y formular las recomendaciones que resulten pertinentes.

  • En caso de presentarse transacciones internacionales, la oficina de Control Interno, entre otra, la siguiente información: Nombre del tercero o del contratista con el que ARANDA SOFTWARE ANDINA S.A.S. realizó la transacción internacional, el objeto de dicha transacción, su plazo, monto y un soporte de la misma.

  • Una vez recibida la información antes solicitada, la Oficina de Control Interno hará una verificación con la información disponible del contratista o del tercero. Dicha revisión podrá versar sobre aspectos legales, contables y/o financieros relacionados con la transacción internacional, cuyo propósito será el de identificar y evaluar los riesgos de soborno transnacional que pueden afectar a la Empresa.

  • Luego de dicho proceso de revisión, la oficina de Control Interno presentará a la Gerencia de la empresa un informe semestral en el cual se incluyan las principales conclusiones y recomendaciones de dicha revisión.

  • De los procesos de Debida Diligencia o Auditoria se dejará prueba de su realización.

La prohibición de un pago a un funcionario extranjero se aplica a pagos directos e indirectos.

Ejemplos de pagos prohibidos a funcionarios extranjeros que incluye pagos:

  • Para influir en la adjudicación de un contrato con el estado.

     

  • Para evitar una acción gubernamental debida, como la imposición de un impuesto o multa o anulación de un contrato estatal existente.

     

  • Para obtener una licencia o alguna otra autorización de un estado donde la emisión involucre la discreción del funcionario o de su gobierno.

     

  • Para obtener información confidencial acerca de oportunidades comerciales o acerca de actividades de la competencia.

     

  • Para redactar especificaciones de ofertas de licitación a proyectos del gobierno en forma que favorezca a determinados oferentes.

     

  • Para obtener el derecho a abrir una mina o asegurar una decisión de zonificación.

     

  • Para influir en la tasa impositiva que se aplicará a las operaciones de una empresa.

     

  • Para aminorar los controles gubernamentales.

     

  • Para solucionar conflictos gubernamentales, por ejemplo, resolución de deficiencias tributarias o un conflicto sobre aranceles por pagar.

     

  • Para afectar la naturaleza de las regulaciones extranjeras o la aplicación de disposiciones regulatorias.
8.1.2. Actos Constitutivos de Concusión Privada
  • Exigir, abusando de sus funciones o de su cargo, a un tercero, para que este otorgue, prometa u ofrezca dinero o cualquier otro beneficio a cambio de realizar acto propio o contrario de sus funciones.
  • Exigir explícitamente dinero, dádivas o cualquier otra utilidad a terceros o inducir al tercero a dar u ofrecer a colaborador o directivo de ARANDA SOFTWARE ANDINA S.A.S. dinero, dádivas o cualquier otra utilidad, para que realice acto propio de sus funciones, lo agilice, o rehúse, retarde u omita acto propio de sus funciones.
8.1.3. Tráfico de Influencias
  • Emplear indebidamente influencias derivadas de su cargo, posición, o amistad, respecto de un tercero, sea este servidor público o ciudadano particular, para que de alguna manera lo beneficie, o busque un beneficio para ARANDA SOFTWARE ANDINA S.A.S.

     

  • No es necesario que el destinatario de la influencia acceda a la solicitud de quien emplee de manera indebida las influencias derivadas de su cargo, posición o la relación de amistad o similar que se tiene respecto del tercero.
8.1.4. Falsificación de Documentos

Adulterar el contenido de un documento, ya sea por creación integral, como cuando se crea totalmente un documento, imputando su autoría a quien no lo ha creado, o alterar su contenido

  • Como cuando este se agrega, modifica o suprime, sea o no en partes esenciales y con independencia de si con ello se causa un perjuicio a un tercero.

  • Consignar en un documento relacionado con el cargo o las funciones de directivo o colaborador de ARANDA SOFTWARE ANDINA S.A.S. una manifestación que resulte contraria a la verdad, o cuando se omita dar constancia, total o parcialmente de un hecho que ha ocurrido, con independencia de si de ello se desprende perjuicio para la entidad o para un tercero.
8.1.4. Cohecho Aparente

Aceptar o recibir para sí o para otro cualquier tipo de oferta, dinero, dádiva o cualquier otra utilidad, de una persona interesada en el asunto que deba conocer.

8.1.5. Interés Indebido en la Celebración de Contratos

Demostrar interés mediante actos externos en que determinado acto o contrato le sea adjudicado o convenido con un tercero en particular.

8.1.6. Utilización Indebida de Información Privilegiada
  • Divulgar a terceros que no tienen derecho a conocerla, información que deba permanecer en reserva.
  • Almacenar o conservar en cualquier dispositivo de uso personal o en cualquier base de datos.

     

  • Además de vulnerar el presente manual, lo anterior fragmenta e incumple el acuerdo de confidencialidad celebrado con ARANDA SOFTWARE ANDINA S.A.S.
9. SANCIONES

La Administración de ARANDA SOFTWARE ANDINA S.A.S. atendiendo su principio de NO TOLERANCIA a los actos de fraude, soborno o de corrupción y su compromiso por el cumplimiento permanente de políticas procedimientos y pautas de comportamiento incluidas en Reglamento Interno de Trabajo y en este Manual de Políticas Antifraude y Anticorrupción, espera que todos sus colaboradores, directivos, clientes y proveedores cumplan y promuevan su cumplimiento.

El incumplimiento de este manual será objeto de sanciones de tipo disciplinario y laboral, como también de denuncias de carácter penal, que podrán llegar hasta la terminación del contrato de trabajo para los colaboradores, terminación de relaciones comerciales con clientes y/o proveedores y compulsación de copias para la respectiva investigación con las autoridades administrativas y judiciales competentes.

10. SANCIONES ADMINISTRATIVAS POR SOBORNO TRANSNACIONAL

La Superintendencia de Sociedades impondrá una o varias de las siguientes sanciones a las personas jurídicas que incurran en las conductas enunciadas en el artículo 2° de la Ley 1778 de 2016:

  1. Multa de hasta doscientos mil (200.000) salarios mínimos mensuales legales vigentes.

  2. Inhabilidad para contratar con el Estado colombiano por un término de hasta veinte (20) años. Esta inhabilidad será impuesta a las personas jurídicas.

  3. Publicación de un extracto de la decisión, en medios de amplia circulación y en la página web de la persona jurídica sancionada.

  4. Prohibición de recibir cualquier tipo de incentivo o subsidios del Gobierno, en un plazo de 5 años.
11. CAPACITACIÓN

Se consagra como mecanismo fundamental para la prevención de fraudes, sobornos y corrupción crear una cultura de atención y sensibilización a todos los empleados de ARANDA SOFTWARE ANDINA S.A.S., a través de programas permanentes de capacitación y entrenamiento.

El diseño, programación y ejecución de los programas de capacitación y entrenamiento de los empleados debe ser responsabilidad de la Oficina de Control Interno, estos programas deben ser aprobados, adicionalmente, por la Junta de Socios, en relación con su contenido, orientación, metodología y presupuesto.

La oficina de Control Interno será responsable de mantener actualizada a LA EMPRESA en relación con nuevas políticas internas aprobadas por la Junta Directiva., leyes, regulaciones, normas de autorregulación y demás recomendaciones y prácticas que coadyuven a mantener un eficiente control del riesgo anticorrupción.

Los procesos de divulgación serán inmediatos, utilizando el mecanismo de comunicación interna para materializar el principio de PUBLICIDAD.

El programa de divulgación, capacitación y entrenamiento, será una labor que determinará la Junta Directiva de Accionistas, en delegación de un colaborador acreditado o por parte de un profesional externo de la compañía. 

12. VIGENCIA

El presente Manual de Políticas Antifraude y Anticorrupción, entran en vigencia a partir de septiembre de 2022, previa divulgación en medios de comunicación de ARANDA SOFTWARE ANDINA S.A.S., especialmente a través de su página web.