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La Universidad Nacional de Colombia seleccionó a Aranda Software por la experiencia de implementación del aplicativo y la alternativa de software como servicio que brinda. El apoyo para la parametrización de la herramienta ha sido fundamental

La Universidad Nacional de Colombia es una entidad pública de carácter nacional y perfil de investigación, líder en el sistema de educación superior colombiano que cuenta con 94 programas de pregrado, 335 programas activos de posgrado. Su población estudiantil es superior a 53.000 estudiantes; cuenta con 8 sedes distribuidas en el territorio colombiano y pese a esto se habla de un solo Campus Nacional.

Como Universidad de la nación fomenta el acceso con equidad al sistema educativo colombiano, provee la mayor oferta de programas académicos, forma profesionales competentes y socialmente responsables. Contribuye a la elaboración y resignificación del proyecto de nación, estudia y enriquece el patrimonio cultural, natural y ambiental del país. Como tal lo asesora en los órdenes científico, tecnológico, cultural y artístico con autonomía académica e investigativa.

Desafío Empresarial

En la institución no existía ningún modelo definido, documentado, gestionado y controlado para la gestión de servicios de TI, que cubriera los servicios y recursos de TI.

La Universidad contaba con soporte independiente de TI en cada una de las sedes a través de las OTIC´s (Oficinas de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones), cada una recibía y ofrecía soporte a los diferentes usuarios y en general el proceso de soporte técnico se enfocaba en atender los casos sin tener una clasificación de requerimientos, incidentes, o problemas.

Así mismo, tampoco existía el mecanismo que garantizara el mejoramiento continuo de los servicios que se prestan desde la organización de TI. No se había planteado una estrategia de gestión que permitiera cambiar la situación, razón por la cual la Dirección Nacional de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones (DNTIC) a través de un ejercicio de Arquitectura Empresarial estructuró el proyecto “Evaluación, definición, adopción e implementación de un modelo de gestión de TI bajo estándares internacionales para la Universidad Nacional de Colombia”.

Como uno de los retos la DNTIC definió como preocupación: “Tener una operación e indicadores de orden nacional y unificado de soporte al servicio de TI, con involucramiento de las áreas funcionales, en la gestión de incidentes, requerimientos, problemas y gestión de la configuración de los activos de TI de la universidad nacional de Colombia. A través de diversos canales soportados por un único sistema de información ofrecido en las diferentes alternativas de Cloud Computing.”

¿Por qué Aranda?

Se efectuó un largo proceso de estudios previos, prueba de concepto con diferentes herramientas y también contemplando diferentes alternativas de implementación (On-Premise; IAAS, PAAS, SAAS).

Dentro de las especificaciones que se definieron, las funcionalidades representativas de Aranda Software frente a los otros competidores fueron:

  • Procesos ITIL Certificados
  • Ofrecimiento de la aplicación en cualquier alternativa (On-Premise; IAAS, PAAS, SAAS)
  • Catálogo centralizado con vistas para cada una de las Sedes, diferenciando su atención y acuerdos de nivel de servicio para cada una de ellas
  • Conexión con el directorio de autenticación LDAP

Entre los criterios a evaluar aparte de las funcionalidades técnicas se encontraba la experiencia de implementación del aplicativo y específicamente las implementaciones en alternativas de Software como Servicio, que fue uno de los criterios técnicos que se decidieron luego de los análisis realizados; de igual manera el precio de la oferta fue uno de los más atractivos.

Solución Aranda

La alternativa de Software como Servicio que brinda Aranda Software ha permitido tener reducción de costos en administración de infraestructura y el apoyo del fabricante para la parametrización de la herramienta ha sido fundamental.

Dentro de la evaluación realizada en los estudios de mercado se tuvo en cuenta la mejor alternativa para la Universidad en cuanto a su implementación. Las alternativas que se evaluaron fueron:

On Premise
Infraestructura como Servicio (IaaS)
Plataforma como Servicio (PaaS)
Software como Servicio (SaaS)

Los análisis arrojaron que la mejor alternativa en cuanto a costos y también buscando una mejor funcionalidad fue la de Software como Servicio (SaaS), teniendo en cuenta que el ahorro de costos a nivel de infraestructura y administración de la misma es significativo.

“Estos son los motivos principales por los cuales se escogió implementar la solución de Aranda Software:

Soporte en Colombia, la sentimos como una empresa cercana que está pendiente de nuestras necesidades y el apoyo en los inconvenientes presentados ha sido eficiente.

Se ha convertido en un aliado estratégico para apalancar el proyecto de Gestión de Servicios de TI en la Universidad con su variedad de herramientas y conocimiento del modelo de gestión Implementado.

La nueva interfaz ha sido un gran apoyo a los especialistas y usuarios por su fluidez y facilidad de uso en el momento de gestionar los casos.”

Impacto en el negocio

La implementación de este proyecto con Aranda Software se ha constituido en un elemento habilitador para cumplir los objetivos del proyecto.

  • Optimización del proceso con enfoque a prestación de servicios
  • Adopción de mejores prácticas (ITIL)
  • Generar mirada en las Oficinas de TIC y Coordinaciones de Informática como dependencias que prestan servicios de tecnología.
  • Oportunidad de definir y unificar servicios a través de un único catálogo pero con vistas y particularidades para cada una de las Sedes.
  • Tener datos sobre la prestación del servicio a través de indicadores centralizados en donde podemos observar el comportamiento de la prestación de los servicios tanto a nivel general como a nivel particular.

Diferentes alternativas de implementación (On-Premise; IAAS, PAAS, SAAS)

Procesos ITIL Certificados

Catálogo centralizado con vistas para cada una de las Sedes

  • “La implementación de Aranda Software se ha constituido en un elemento habilitador en la labor de visualizar a las áreas de tecnología como dependencias prestadoras de servicio y tener indicadores a nivel nacional que permitan analizar y tomar decisiones respecto al comportamiento de estas áreas.”

    Prof. Henry Roberto Umaña Acosta - Director Nacional de TIC Ings. Alejandro Bolívar Bolívar y Liliana Guáqueta Munar - Gestión de Servicios TIC

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