¿Funciona realmente la gestión de proyectos a distancia?

distancia

Esto puede ser de gran ayuda a los proyectos tradicionales para la mayoría de las organizaciones, los gerentes de proyecto y los miembros del equipo, pero para quienes implementan esta manera de trabajo deben seguir al pie de la letra estrategias.

¿Pueden los gerentes de proyecto trabajar por su organización si tiene un primer nivel de equipo de proyecto virtual? No necesariamente.

Hay ventajas en el establecimiento de equipos de proyectos virtuales para la gestión de proyectos a distancia. Algunos pueden incluir los siguientes:

1. Bajar los costos del proyecto, debido a los avances tecnológicos que acorta las distancias.

2. Mejora el equilibrio trabajo / vida de los miembros del equipo del proyecto

3. Aumenta la eficiencia y disminuye el tiempo de viaje

4. Mayor capacidad para atraer a los mejores talentos

Si bien estos son sin duda ventajas, cuando se trata de saber si la gestión de proyectos a distancia es el adecuado para su empresa usted debe cuidadosamente inspeccionar varios aspectos.

 

A continuación se presentan algunos aspectos que pueden afectar la capacidad de una organización para ejecutar un proyecto con éxito utilizando los equipos de proyectos virtuales, así como algunas posibles soluciones.

Factores que pueden dificultar la gestión de proyectos a distancia

Degradación de la productividad: Incluso los directores de proyectos más dedicados y miembros del equipo pueden a veces carecer de enfoque y tener problemas para concentrarse en la tarea, a pesar de su dedicación al proyecto.

Soluciones posibles:

Tratar de construir equipos de proyectos virtuales con miembros que no sólo tienen los conocimientos técnicos necesarios, pero poseen un punto de vista empresarial y el enfoque de su trabajo. Las personas que son responsables poseen naturalmente una pasión por lo que hacen; son orientadores de resultados, ahorradores de recursos, dedicados, independientes, innovadores y altamente adaptables.

-Espere un alto nivel de profesionalismo e integridad personal de todos los miembros del equipo. Este rasgo no debe ser opcional, ya que impulsa las acciones de los miembros del equipo a lo largo de los proyectos.

Fomente las habilidades organizativas excepcionales en todos los miembros del equipo. Si este no es el punto fuerte de un miembro del equipo, el entrenamiento adicional puede ser la alternativa en esta área para mejorar sus habilidades.

-Definir claramente las funciones de todos los miembros del equipo, establecer horarios y supervisar periódicamente el estado de las actividades y entregablespara asegurar que nada cae a través de las grietas. Esto es particularmente importante con los equipos virtuales debido a diversos obstáculos como la distancia, el tiempo y las posibles barreras culturales e idiomáticas que puedan existir.

Ubicación, distancia o zona horaria: los horarios de entrega de proyecto pueden desarrollar un cuello de botella que impacte negativamente por la distancia entre los miembros del equipo, la zona horaria e incluso los lugares remotos de trabajo donde la comunicación está limitada debido a las lagunas de servicio de telecomunicaciones.

Posibles soluciones:

-Establecer políticas y protocolos claros para hacer frente a la disponibilidad esperada de los miembros del equipo a lo largo de la vida de un proyecto. Siempre que sea posible, determinar un plazo razonable y calendario de reuniones de equipo, donde todos los miembros requeridos pueden asistir con el fin de gestionar eficazmente el proyecto.

-Asegúrese de que todos los miembros del equipo situados a distancia tienen acceso a las tecnologías necesarias para completar su trabajo requerido a tiempo y que les permita  comunicarse con los contactos clave, así como el director del proyecto lo necesita.

Las diferencias culturales y legales: En el mundo de los negocios globales de hoy en día, muchas organizaciones tienen proyectos que abarcan varias ubicaciones geográficas; a veces creando retos culturales y jurídicos que deben tenerse en cuenta en el éxito de un proyecto.

Soluciones posibles:

-En las etapas iniciales, será importante evaluar y abordar cuestiones jurídicas o reglamentarias que puedan existir en la actualidad o en los tiempos futuros. Estas cuestiones pueden fácilmente y sin necesidad detener un proyecto. Trate de ganar experiencia jurídica local y / o internacional antes de proceder con el proyecto, lo que puede reducir el riesgo del proyecto de convertirse en un costo caro.

-Además, antes de iniciar un proyecto, lo recomendable es hacer la investigación y la preparación de las barreras culturales o de idioma que puedan surgir a lo largo del proyecto. Esta es un área que a menudo es altamente subestimada, pero puede crear el potencial riesgo de fracaso del proyecto debido a malos entendidos.

Barreras de comunicación: esta es fácilmente una de las zonas que más afecta en los proyectos gestionados de forma remota porque los equipos no están cumpliendo con regularidad cara a cara, donde es más fácil medir las expresiones faciales, el lenguaje corporal y el tono de voz de forma simultánea. Como resultado, la comunicación efectiva y oportuna puede ser el más preocupante para los equipos de proyectos virtuales.

Soluciones posibles:

-Los gerentes de proyecto tendrán que trabajar excepcionalmente duro para establecer la confianza con y entre los miembros del equipo. El trabajo en la construcción de equipos virtuales que se sienten conectados y estar conectados con regularidad. Puede ser útil hablar con otros equipos de proyectos virtuales que han tenido éxito en este sentido.

Cuando sea posible configure la alarma de salida inicial y reuniones semanales / quincenales por videoconferencia ya que la gente a menudo se siente más conectada cuando pueden verse unos a otros cuando están hablando.

-Trate de usar diferentes formas de comunicación en función de la sensibilidad de tiempo y de información, las diferencias temporales, la naturaleza del mensaje e incluso el público.

-Establecer recompensas de equipo que estén vinculados al rendimiento del equipo y no sólo el rendimiento individual.

Tecnología, acceso a datos y temas de seguridad: tener la tecnología adecuada y las herramientas a disposición de todos los miembros de un equipo de proyecto es esencial para garantizar un proyecto a tiempo y dentro del presupuesto. Esto es especialmente cierto en la gestión de proyectos a distancia. Los proyectos pueden caer fácilmente fuera de alcance si los miembros del equipo no pueden acceder a los datos que necesitan en el momento oportuno. Los proyectos y las organizaciones también pueden verse afectados negativamente por las brechas de seguridad que pueden poner los datos de la empresa interna del cliente o en riesgo. Esta es otra área que se subestima y se pasa por alto muy a menudo.

Soluciones posibles:

-Antes de ejecutar los proyectos preocúpese por tener las herramientas de colaboración adecuadas, derechos de acceso y permisos de identificación , provisionados y probados para todos los miembros del equipo del proyecto.

Establecer protocolos de seguridad claros para la utilización de todos los datos de empresa, recursos, tecnologías y dispositivos móviles externos.

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