Hacia la digitalización de las PYMES

La digitalización de la documentación permite a las compañías ser más eficientes en cuanto a costes, productividad y seguridad de su documentación, lo que les ayuda a mejorar su capacidad de adaptación a un entorno que cambia a gran velocidad.

No es nuevo que la forma en la que trabajamos ha cambiado. El principal medio para alcanzar cualquier objetivo es  a través del uso de la tecnología, más específicamente, en cómo se gestiona la información, cómo se conectan las personas dentro de la organización pero también con sus clientes y esto les permite permanecer productivos y móviles.

En la actualidad, la digitalización ya no es una opción solo para las grandes compañías, sino que también es una necesidad (y casi obligatoriedad) para las pequeñas y medianas empresas (PYMES) que pueden llegar a beneficiarse de todas sus ventajas, mejorando su capacidad en un entorno que cambia a gran velocidad y adquiere una fuerte posición competitiva.

De acuerdo al vicepresidente de marketing de una reconocida compañía, el primer paso para impulsar la digitalización de forma efectiva es las PYMES es revisar su tecnología actual (si es que poseen) y optimizar sus procesos o métodos de trabajo para sacarles el máximo partido.

El hecho es que los procesos manuales son realmente un obstáculo de crecimiento para las PYMES, incluso si se tiene una oficina organizada en donde todos los documentos están debidamente archivados y todo el personal sabe exactamente donde están. La digitalización de los registros hace a los trabajadores más eficientes, dándoles lo que necesitan cuando lo necesitan, y les permite trabajar a través de formas más flexibles, haciendo por ejemplo home office”, explicó el experto.

Para esto, hay dos aspectos fundamentales a tener presentes: el acceso y uso remoto de la información y la administración y gestión de esa accesibilidad.

En el día a día, asegurar el acceso significa que las PYMES deben comenzar a trabajar con documentos multiplataforma, a lo que puedan acceder desde dispositivos móviles (teléfonos, tablets y notebooks ) y que puedan ser modificados desde los mismos.

En tanto, el envío de archivos adjuntos por e-mail está perdiendo terreno frente opciones más prácticas como el almacenamiento (y hasta administración y gestión) en la nube, que simplifican la posibilidad de hacer cambios y evitan engorrosas cadenas de correos electrónicos. Desde este punto de vista, el nuevo paradigma implica pensar en documentos compartidos (con distintos permisos de uso).

Por todo ello, la digitalización del archivo físico es una prioridad imperiosa para todas las organizaciones. La digitalización de la documentación permite a las compañías ser más eficientes en cuanto a costes, productividad y seguridad de su documentación, lo que les ayuda a mejorar su capacidad de adaptación a un entorno que cambia a gran velocidad y adquirir una fuerte posición competitiva.

La otra cara de la digitalización es la que da hacia fuera de la organización o empresa. La comunicación no solo entre empleados sino también con los clientes. Es importante que las pequeñas y medias dispongan de herramientas digitales que impulsen su crecimiento.

“Las compañías deben comprometerse al acompañamiento del crecimiento digital de los emprendedores para desencadenar oportunidades de negocio en las tendencias digitales que están liderando empresarios visionarios, tanto nacionales como internacionales”

Y poco a poco más empresas se suman a brindar soluciones a las PYMES, ahora disponen de servicios low cost para almacenar en la nube que antes no podían costear. Las herramientas están al alcance de las PYMES, ahora el reto está en que estos emprendimientos tomen conciencia de la importancia de entrar a la era digital.

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