Mejore la relación del equipo de IT con los clientes internos

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¡Nada mejor que trabajar sin problemas! El equipo de IT debe siempre mantener una relación y comunicación amplia con sus clientes internos que faciliten el cumplimiento de las necesidades por completo.

Por falta de comunicación y otros  aspectos derivados del tema el equipo de IT atraviesa en ciertos casos situaciones que no les permiten cumplir al 100% las necesidades de sus clientes, para evitar estas circunstancias aquí le mostramos 4 aspectos que el equipo de IT debe evitar con sus clientes internos para que no se presenten problemas.

1-Iniciar los trabajos sin tener políticas de servicios

El equipo de IT como departamento debe definir con claridad los servicios y tiempos de respuesta que permitan satisfacer las necesidades y expectativas del negocio, lo que definitivamente puede significar el éxito para TI es la implementación de diversos procesos que al definirlos dentro de la compañía generan confianza en los servicios y calidad de productos entregados por el departamento.

“Una excelente herramienta para que el cliente se sienta satisfecho por la labor de TI es comunicar siempre los temas relacionados con puntos de contacto, procesos internos que puedan afectar la entrega de una solución”, agregó un experto en riesgos.

2- Evadir medidas que mejoren las relaciones con los clientes

Definitivamente la comunicación es una de las mejores formas de enriquecer la relación, sin embargo existen otras alternativas que al igual que la mencionada anteriormente pueden contribuir a crear un ambiente de trabajo ameno.

Tal y como lo indica el experto en riegos, definir acuerdos de niveles de servicio, responsables, y procedimientos que sean transparentes, lineales y que realmente generen valor para sus clientes es siempre una buena estrategia.

“Lo importante es ser siempre claros respecto a los productos y servicios que se pueden brindar y demostrar con fundamentos las razones por las cuales algo no se puede llevar a cabo, eso permite que los miembros del negocio (clientes) entiendan que también existen limitantes en TI que no pueden ser resueltas sin antes empoderar e invertir en tecnologías como aliado estratégico y no como un simple gasto en sus finanzas”, agregó.

3- Falta de transparencia perjudica las relaciones  

 Ciertamente una de las principales debilidades que afectan el ambiente de trabajo y en consecuente la relación de confianza suele ser el tema de comunicación.

La falta de transparencia en muchos departamento ocasiona que los clientes duden de realmente las capacidades y labores de TI, lo que ocasiona una débil relación hasta el punto que en muchas entidades se percibe que específicamente el departamento de TI hace nada o mal gasta recursos de la organización.

Esta percepción de escasez de transparencia hace que muchos vean en TI un departamento mal gestionado y desorganizado que en vez de ser proactivo a las necesidades suele solamente atender reactivamente incidentes, lo que afecta la relación.

Adicionalmente cuando TI se comunica con el cliente también suele suceder que no se norma la comunicación en términos simples y claros y el uso de tecnicismos solamente complica el proceso de comunicación dando como resultado falsas expectativas que al final no satisfacen las necesidades del negocio.

4- Una mala distribución de actividades.

 Siempre es bueno tener todo bajo control, un sistema de gestión ayuda a que las responsabilidades y las fechas de entrega se cumplan en orden.

 Si el equipo de TI define de manera organizada un sistema de gestión sostenido que permita responder en tiempo y forma los requerimientos esto va a disminuir los problemas con sus clientes internos, y en caso que igual se presenten se debería considerar en definir ciertos recursos del equipo a dar seguimiento e implementar cualquier oportunidad de mejora que genere un beneficio en el proceso que actualmente desarrollen.

De esta manera no todos los recursos del equipo son colocados a la atención del cliente y por ende se puede hacer una mejor distribución de cargas de trabajo y no afectar la productividad de TI de cara al negocio.

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