Nueve secretos para el éxito en la gestión de proyectos

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Expertos en gestión de proyectos comparten sus consejos sobre cómo asegurarse de que sus proyectos de TI se completen a tiempo y dentro del presupuesto.

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La gestión de proyectos parece sencillo, porque se establece una fecha límite, un presupuesto, se seleccionan a las personas adecuadas y el proyecto se realiza.

En realidad, la gestión de proyectos es raramente simple, lo que sucede es que las personas equivocadas están asignadas a los proyectos por lo que los empleados no saben lo que esperan de ellos o reciben información contradictoria y de ahí el alcance cambia, los plazos no se cumplen y no se logra el proyecto.

Entonces, ¿qué pueden hacer las empresas y los directores de proyectos para mejorar las probabilidades de que los proyectos sean terminados a tiempo y dentro del presupuesto? Algunos líderes de proyectos y expertos en gestión de proyectos comparten nueve secretos para gestión exitosa:

1. Asegúrese de que tiene todos los detalles del proyecto antes de empezar: “La creación de una cobertura completamente detallada del proyecto aprobado por todas las partes interesadas es una necesidad” afirmó el director Técnico de una reconocida agencia de marketing integrado.

“El alcance debería incluir hitos intermedios, con fechas de entrega y una hoja de cálculo de presupuesto que representa todos los tiempos involucrados. Si la valoración crítica del proyecto inicial tiene suficientes detalles, su cliente va a interactuar a través de su producción” comentó el director técnico.

2. Tener el derecho y tamaño adecuado del equipo de gestión del proyecto: Para que un proyecto tenga éxito es necesario tener el equipo de proyecto adecuado. Las personas cuyas habilidades y experiencia puedan beneficiar el proyecto, desde el director del proyecto para abajo ayudarán a limitar el número de personas involucradas.

“Amazon.com utiliza la metodología del equipo ‘pizza’ basado en la idea de que un equipo no debe ser mayor de 6 a 10 personas. Un gerente realmente puede manejar tantos informes directos sin perder la visión del proyecto, los detalles de las obras correspondientes y necesidades personales de su organización y personal, por lo tanto maximiza la eficacia y limita el tamaño de los equipos de gestión de proyectos”

3. Establezca expectativas: “Si sólo establece las expectativas más a largo plazo o de alto nivel, no te das cuenta que un proyecto está en problemas hasta que ya es demasiado tarde aconsejó  el director de Riesgos de Tecnología de una importante empresa.

“Cuando todos en el equipo entienden claramente el alcance desde el principio, se elimina la ambigüedad que puede hacer fracasar un proyecto. Una buena manera de hacer esto es llevar a cabo una reunión inicial, donde todo el mundo involucrado asista. Reuniones “Kickoff” ayudan a establecer las expectativas, discutir el proyecto en detalle, crear un plan de trabajo viable y asignar personas funciones y responsabilidades” añadió el especialista en Marketing de un reconocido proveedor de cartuchos de tóner y suministros de oficina verdes.

4. Sea claro acerca de quién es responsable: “Cuando varias personas están colaborando en la misma tarea, plazos y otros detalles importantes a menudo se pierden el hilo de cómo se lleva todo”, explicó el fundador y CEO de una plataforma de gestión de tareas.

Para evitar confusiones determinar qué miembros del equipo son responsables de que las piezas de trabajo y con esto hacer cumplir la rendición de cuentas. Un programa de administración de tareas en línea es una manera simple de hacer esto.”

5. No maneje todo sin avisar: “Reunirse regularmente con los miembros del equipo que van a trabajar en el proyecto puede ser una opción para estar enterado de los detalles del mismo, sin embargo, no hacerlo les permite un respiro para trabajar sin sentirse microadministrado,” dijo el propietario de una empresa de  trabajo en equipo virtual.

6. Asegúrese de tener un buen sistema para la gestión del proyecto, que todo el mundo pueda utilizar: “El correo electrónico parece la forma más obvia de la comunicación en la gestión de un proyecto, pero puede obstaculizar el progreso” argumentó el consejero Delegado de una solución visual de gestión de tareas.

“Utilizando el software que mantiene a toda la información del proyecto y de la comunicación en un solo lugar no sólo ahorra tiempo sino mantiene un espacio de trabajo productivo.”

7. Mantenga los miembros del equipo motivados para recompensarlos cuando alcancen algún logro: “Es útil para establecer las expectativas mientras se genera la planificación de proyectos”, señaló el socio gerente de un proveedor de software empresarial.

8. Tener reuniones para ver el estado de los proyectos pero de manera breve. “La comunicación frecuente con todos los miembros del equipo, así como el cliente es la mejor manera de asegurar un proyecto va por buen camino”.

Mientras que mantener a todos al día sobre el estado del proyecto es esencial, también se necesita una manera de comunicar el estado del proyecto sin profundizar en los detalles.

9. Construir en el tiempo para los cambios. “En la tecnología, los proyectos no siempre parecen seguir las especificaciones exactamente. Para evitar los problemas y además ahorrar tiempo, deberá construir durante un tiempo determinado algunos cambios de especificación y peticiones que le haga el cliente” explicó el cofundador de una empresa que construye aplicaciones de eventos personalizados.

 

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