Optimizar los sistemas de gestión de proyectos no tiene que ser tedioso

 En _Otros

Los elaboradores de proyectos comparten sus mejores consejos para conseguir trabajadores que utilicen el software de gestión de proyectos de manera más eficiente.

Casi todo el mundo que maneja proyectos está de acuerdo en que tener una forma sencilla de hacerlo es mejor y hay muchos sistemas de software que prometen hacer precisamente eso.

Se le consultó a decenas de profesionales de planificación por qué el software de gestión de proyectos a menudo no está a la altura de las expectativas. Aquí están sus seis mejores consejos sobre cómo sacar el máximo partido de su sistema de gestión de proyectos y asegurar que los equipos los están utilizando adecuadamente.

Encuentre un sistema de gestión de proyectos que sea adecuado para su organización: “Hay cientos de sistemas de gestión de proyectos y algunos de ellos son más complicados que otros”, dijo el revisor de proyectos de gestión y jefe de redacción de un conocido periódico.

De acuerdo al director de Soluciones de Ingeniería de un proveedor de software de gestión, muchas empresas tropiezan con la adopción de soluciones de gestión de proyectos porque el software es intrínsecamente difícil de usar.

Las empresas deben encontrar una solución en la que el flujo de trabajo y capacidad de configuración sean intuitivas, y sea incorporado en la inteligencia que anticipa lo que necesita para realizar su trabajo. “El mejor software le da un amplio conjunto de funciones que pueden ser fácilmente añadidos a lo largo del tiempo”, dijo.

No se olvide de la movilidad: Elija una plataforma que sea móvil y optimizada para que su equipo sea más productivo y eficiente desde donde quiera que estén.

“Una plataforma optimizada para dispositivos móviles se traduce en que los empleados pueden utilizar sus teléfonos inteligentes y tabletas para acceder a archivos e información y colaborar. Pueden estar desde cualquier parte del mundo, en cualquier zona horaria y aún así serán capaces de acceder a la información que necesitan “, explicó el director de operaciones de una plataforma de colaboración empresarial.

Esto le da a su equipo la flexibilidad para trabajar a distancia y aumenta la productividad al proporcionar más oportunidades para poder realizar su trabajo.

Asegúrese de que el software se puede integrar con otras aplicaciones clave: Para la mayoría de las empresas, la captura de datos en un software específico de gestión de proyectos es sólo parte de una solución total.

“Compartir los datos con otras aplicaciones completa el ciclo. Esto puede ser crítico para el proyecto de cálculo de costes y de reembolso de gastos, nóminas y otros procesos “, dijo el director.

Sea realista acerca de las expectativas: “El software de gestión de proyectos debería apoyar y automatizar los procesos y no reemplazarlos”, sostuvo un consultor de gestión de una empresa de consultoría de TI. “

Muchas veces el software PM se percibe a fallar en la entrega debido a falsas expectativas. El software PM realista proporciona tres funciones básicas: adquisición de datos y de gestión, apoyo a las decisiones, informes y gráficas .

Encuentre a alguien para defender el software: El elemento más esencial para lograr un alto retorno de la inversión de un sistema de gestión de proyectos es la adopción completa del equipo.

“Con el fin de alcanzar altos niveles de adopción, tiene que haber un fuerte ganador en la gestión que pueda asegurarse de que los miembros del equipo tienen la información necesaria en la selección de la herramienta y que tengan acceso a la capacitación u otros recursos”, agregó el director de marketing de una empresa que proporciona herramientas de gestión de proyectos y colaboración para microempresas.

Hacer un despliegue gradual y asegurar que las personas estén debidamente capacitadas: “Después de más de 10 años de despliegue de software de PM, una cosa que hemos aprendido es que probar todas las capacidades a todos los empleados en el primer día es la receta para el desastre”, dijo un especialista de PM de un proveedor de proyecto soluciones de oficina.

Y mientras rueda el software, se debe asegurar que las personas están entrenadas en, al menos, las características básicas y proporcionar formación avanzada a los que lo necesitan o deseen.

 

fuente

Entradas Recientes

Dejar un Comentario

veinte − diez =

Empiece a escribir y presione Enter para realizar la búsqueda

Top Contáctanos