Prevenga que su empresa sea reportada por usar Software Ilegal

 En SAM

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El 2014 fué un año que comenzó cargado de noticias relacionadas con el uso inadecuado de software corporativo por parte de las empresas en todo Latinoamérica. Las autoridades se han asegurado no sólo de realizar un número récord de auditorías de software sino de entregar a la prensa la información de los mismos con el fin de generar un “boom mediático” que le de la visibilidad que requiere este problema.

En los últimos meses del año, la DIAN (Colombia), Indecopi  (Perú), IMPI (México) y demás entidades encargadas de regular el uso del software en las companías, refuerza su búsqueda dentro de las empresas de irregularidades relacionadas con el uso de programas informáticos, el año pasado tan solo en Colombia la DIAN reportó a 110 empresas ante la Fiscalía por irregularidades relacionadas con el uso de programas informáticos, tal y como lo informaron medios como El TiempoDineroForos perúLa JornadaEl economistaCaracol entre otros, en días pasados por toda la región. El número representa un incremento de 25% sobre los números del año anterior y convierte un tema que para muchos es responsabilidad del departamento de TI en una situación corporativa con serias implicaciones financieras y legales para las compañías y sus representantes.

Primero, las implicaciones financieras. Las empresas deben asumir en el corto plazo el costo de regularizar con el fabricante o distribuidor autorizado el uso del software irregular y pagar las millonarias sanciones derivadas. Esto representa un “golpe” inesperado y significativo a su presupuesto.

Segundo, las implicaciones legales. Recaen sobre los responsables de la gestión de software y representantes legales de las empresas denunciadas e incluyen “penas que podrían ir hasta los 8 años de cárcel”.

Estas consecuencias están contempladas en el marco legal de cada país para regular el uso de software, la ley establece la obligatoriedad a las empresas de certificar el cumplimiento de las normas relacionadas con propiedad intelectual y derechos de autor y, adicionalmente, en la normatividad vigente se estipula la posibilidad de  que se realicen visitas de fiscalización.

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Considerando que “estos casos fueron detectados durante las visitas de fiscalización que están contempladas en la normativa” por normas respaldadas en la ley que establecen la obligatoriedad de las sociedades comerciales de presentar Informes de Gestión, expedidos por los administradores y que contengan el estado de cumplimiento de las normas sobre propiedad intelectual y derechos de autor”, se puede deducir de manera inmediata que existe un marco legal para que estas actividades se incrementen en el futuro y se han definido entidades encargadas de asegurarse que esto suceda.

Por todo lo anterior, nos permitimos recalcar el mensaje tácito que existe en el hecho que solo en Colombia 110 empresas hayan sido reportadas a la fiscalía en 2013 y que ahora deban asumir las consecuencias de esta situación. Cada día cobra mayor importancia que las empresas tengan la certeza (no la creencia, ni la esperanza) de que su software corporativo es legal y que cumple con las condiciones contractuales establecidas con los fabricantes y que  la cantidad de licencias en uso esté respaldada por adquisiciones previas; es decir, asegurarse que no existen riesgos asociados al uso del software corporativo.

Quedan aún 4 meses del 2014 para que las entidades del gobierno, las organizaciones internacionales de software, los fabricantes y/o los distribuidores/canales decidan incluir a su empresa dentro de las seleccionadas para ser “evaluadas”, así que está a tiempo para definir un plan de acción  para que se realice una revisión imparcial y objetiva de su situación actual para identificar y cuantificar su nivel real de exposición y mitigar los riesgos existentes en la medida que sea posible. Es mejor estar preparado, cumpliendo la ley y con la conciencia tranquila.

 

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