Saltar para o conteúdo

Política de Transparência e Ética Empresarial (TBEP)

1. introdução

No ambiente colombiano e global, tem havido riscos de corrupção, suborno e suborno transnacional que podem expor as empresas a relações ilícitas que não podem ser controladas. Por esta razão, as empresas optaram por gerar um programa que lhes permite manter a identificação, medição, controlo e monitorização pelas empresas, através de instrumentos anticorrupção e de auditoria com a prioridade de que estes riscos não se concretizem, uma vez que estes riscos podem gerar danos reputacionais, financeiros e legais, entre outros.

A Superintendência das Empresas tem trabalhado arduamente para controlar e monitorizar as empresas para garantir que estas não sejam utilizadas como meio para levar a cabo corrupção ilícita, suborno e suborno transnacional, o que poderia afectar a economia colombiana.

Devido ao acima exposto e a fim de estabelecer directrizes para evitar a materialização de riscos C/ST, a Superintendência emitiu a Circular Externa N.º 100 - 000011 de 9 de Agosto de 2021 e a Lei 2195 de 18 de Janeiro de 2022.

Este programa procura implementar uma cultura organizacional, assegurando o cumprimento das políticas, procedimentos e orientações estabelecidas para o controlo dos riscos C/ST.

Os parceiros definidos pela empresa estão empenhados em cumprir o programa de transparência e ética empresarial.

2. Contexto

Em conformidade com as disposições da Circular 100-000011 de 9 de Agosto de 2021 e da Lei 2195 de 18 de Janeiro de 2022, é definido o Programa de Transparência Ética Empresarial, que descreve as actividades com que a empresa implementa controlos para a prevenção do risco de suborno transnacional, corrupção e práticas corruptas com base nas directrizes estabelecidas no código de ética e nas políticas definidas por ARANDA SOFTWARE ANDINA S.A.S.a seguir SOFTWARE ARANDA.

3. Objectivo

Estabelecer as políticas e procedimentos através dos quais SOFTWARE ARANDA determina o seu comportamento ético e transparente no exercício da sua actividade e negócio, determinando as condições em que será capaz de identificar, detectar, prevenir e mitigar riscos relacionados com suborno, suborno transnacional e corrupção.

4. Divulgação

O Programa de Transparência e Ética Empresarial destina-se a todas as actividades levadas a cabo por SOFTWARE ARANDA e as suas contrapartidas. Com especial ênfase, o programa será observado e cumprido por aqueles que têm contacto directo e indirecto com funcionários públicos nacionais e/ou estrangeiros.

5. Definições e abreviaturas

Membros: as pessoas singulares ou colectivas que tenham feito uma contribuição em dinheiro, em trabalho ou noutros bens que possam ser valorizados em dinheiro, para SOFTWARE ARANDA em troca de quotas, partes de interesse, acções ou qualquer outra forma de participação contemplada pela lei colombiana.

Auditoria de conformidade: Esta é a revisão sistemática, crítica e periódica da correcta implementação do Programa de Ética Empresarial e Transparência.

Proprietário beneficiário: significa a(s) pessoa(s) singular(es) que, em última instância, detém ou controla, directa ou indirectamente, um cliente e/ou a pessoa singular em cujo nome é realizada uma transacção, e inclui também pessoas que exercem um controlo efectivo e/ou último, directa ou indirectamente, sobre uma pessoa colectiva ou outra estrutura não constituída em sociedade.

Conflito de interesses: Uma situação em que uma pessoa, em virtude da sua actividade, é confrontada com diferentes alternativas de conduta em relação a interesses incompatíveis, nenhuma das quais pode ser privilegiada em virtude de obrigações legais ou contratuais.

Empreiteiro: Refere-se, no contexto de um negócio ou transacção internacional, a qualquer terceiro que preste serviços a SOFTWARE ARANDA ou que tenha uma relação jurídica contratual de qualquer natureza com o software aranda.

Corrupção: Refere-se ao abuso de poder derivado de uma relação de autoridade ou de confiança com o objectivo de obter uma vantagem indevida, quer no sector público quer no privado.

Diligência devida: Uma revisão periódica dos aspectos legais, contabilísticos e financeiros relacionados com um negócio ou transacção internacional, cujo objectivo é identificar e avaliar os riscos de suborno transnacional, suborno doméstico e corrupção que possam afectar ou envolver SOFTWARE ARANDA e empreiteiros.

Empregado: Um indivíduo que é obrigado, através de um contrato de trabalho, a prestar um serviço pessoal sob a subordinação de SOFTWARE ARANDAem troca de remuneração.

Suborno transnacional e gestão de risco de corrupção: Refere-se ao processo de identificação, análise, avaliação e abordagem dos riscos de suborno e corrupção ou quaisquer outras práticas corruptas, definidas no Procedimento de Gestão e Controlo de Riscos HRC-CP-01.

Responsável pela Conformidade Ética: Esta é a pessoa singular designada pela Assembleia Geral para dirigir e gerir o Programa de Transparência e Ética Empresarial de SOFTWARE ARANDA.

Prática corrompida: A oferta, doação, recepção ou solicitação, directa ou indirectamente, de qualquer coisa de valor para influenciar indevidamente as acções de outra parte ou para ganho pessoal.

Suborno: O acto de dar, oferecer, prometer, solicitar ou receber qualquer oferta ou coisa de valor em troca de um benefício ou qualquer outra contrapartida, ou em troca da realização ou omissão de um acto inerente a uma função pública ou privada, independentemente de a oferta, promessa ou pedido ser para si próprio ou para terceiros, ou em nome dessa pessoa ou em nome de terceiros.

Suborno transnacional: É o acto em virtude do qual a empresa, através dos seus empregados, gestores, associados ou contratantes, dá, oferece ou promete a um funcionário público estrangeiro, directa ou indirectamente:

(i) Soma de dinheiro

(ii) Objectos de valor pecuniário

(iii) Qualquer benefício ou vantagem em troca da realização, omissão ou atraso de qualquer acto relacionado com as suas funções e em relação a um negócio ou transacção internacional por parte desse funcionário público.

6. Descrição das actividades e generalidades

6.1. Responsabilidades

6.1.1 Assembleia de Accionistas

  • Assegurar o fornecimento dos recursos económicos, humanos e tecnológicos requeridos pelo Responsável pelo Cumprimento da Ética para o desenvolvimento do Programa de Ética e Transparência Empresarial e dos procedimentos relacionados que se aplicam.

  • Ordenar acções disciplinares, administrativas e judiciais contra empregados com funções de gestão e administrativas ou contra parceiros quando violam as disposições do Programa de Ética e Transparência Empresarial.

  • Avaliar, monitorizar e, se necessário, exigir ajustamentos ou modificações ao Programa de Transparência e Ética Empresarial.

  • Liderar uma estratégia de comunicação adequada para assegurar a divulgação eficaz da Política Anti-Suborno e Anti-Corrupção e do Programa de Ética e Transparência Empresarial aos empregados, parceiros, fornecedores, empreiteiros e ao público em geral.

6.1.2 Responsável pela Conformidade Ética

  • Articular as políticas de conformidade com o Programa de Transparência e Ética Empresarial.

  • Apresentar relatórios anuais à Assembleia sobre o seu desempenho como Responsável pela Conformidade Ética, tal como definido na secção 6.1.8.13. Apresentar relatórios.

  • Liderar a estruturação do Programa de Transparência e Ética Empresarial contido neste Manual.

  • Liderar subornos regulares e actividades de avaliação de risco de corrupção.

  • Informar a Assembleia de quaisquer violações cometidas por qualquer funcionário relativamente ao Programa de Ética Empresarial e Transparência, para que os procedimentos sancionatórios correspondentes possam ser executados de acordo com o Código de Ética e o Regulamento Interno de Trabalho.

  • Seleccionar e facilitar a formação contínua dos funcionários sobre a prevenção do suborno transnacional durante os processos de indução e re-indução, tal como definido em 6.1.8.14 Divulgação e Formação.

  • Operar o sistema criado pela empresa para receber relatórios de qualquer pessoa relativamente a um caso de suborno ou qualquer outra prática corrupta.

  • Ordenar o início de processos de investigação interna, através da utilização dos seus próprios recursos humanos e tecnológicos ou através de terceiros especializados nestas matérias, quando tiver suspeitas de que foi cometida uma violação da Lei 1778 de 2016, da Lei 2195 de 2022 ou do Programa de Transparência e Ética Empresarial.

6.1.3 Empregados

  • Aplicar e cumprir as disposições do Manual de Transparência e Ética Empresarial e os regulamentos em que este se baseia.

  • Denunciar qualquer acto de suborno e/ou corrupção dentro da ARANDA SOFTWARE, através dos canais fornecidos pela empresa, bem como cooperar nas investigações que são levadas a cabo.

  • Participar na formação (indução e re-indução) sobre o Programa de Transparência e Ética Empresarial, para o qual é convidado.

  • Para os empregados envolvidos no processo de recrutamento de fornecedores e na contratação de empregados directos ou indirectos, verificar se a documentação fornecida está completa e corresponde à informação registada no formulário de sensibilização do fornecedor, assegurar que a consulta é efectuada em listas vinculativas e restritivas e que as cláusulas anti-suborno e anti-corrupção são incorporadas nos acordos contratuais. Isto está de acordo com os procedimentos internos.

6.1.4. revisor oficial de contas

Com a emissão da Lei 1778 de 2016, o Revisor Oficial de Contas foi dotado de poderes de supervisão que vão para além dos de representar os interesses dos accionistas em relação às operações realizadas ou executadas na Empresa. De facto, de acordo com os mandatos do artigo 32 da referida lei, os Revisores Oficiais de Contas adquirem a obrigação de informar as autoridades penais, disciplinares e administrativas de possíveis actos de suborno e corrupção que tenham detectado no exercício das suas funções.

6.1.5 Anti-suborno - Política anti-corrupção

SOFTWARE ARANDA tem condições para mitigar e controlar o suborno e a corrupção através da definição da Política de Gestão de Riscos e Cumprimento HRC-PL-01, que se compromete a estabelecer directrizes para mitigar o suborno, o suborno transnacional e a corrupção.

6.1.6 Gestão de riscos

SOFTWARE ARANDA define o Procedimento de Gestão e Controlo de Riscos HRC-CP-01 e a Matriz de Gestão de Riscos HRC-FT-01 cujo âmbito inclui a identificação, análise, avaliação e tratamento dos riscos da empresa, abordando o suborno, a corrupção, o suborno transnacional e quaisquer outras práticas corruptas, bem como a empresa define a Política de Gestão e Cumprimento de Riscos HRC-PL-01 onde está empenhada na gestão de riscos através de ferramentas normalizadas e controladas.

6.1.7 Diligência devida

Contrapartidas: SOFTWARE ARANDA integra e normaliza medidas de controlo para a identificação e conhecimento de pessoas singulares ou colectivas antes de estabelecer uma relação jurídica contratual de qualquer natureza, por este motivo, no Procedimento de Diligência Prévia HRC-CP-02 descreve o passo a passo para conhecer e actualizar os dados das suas contrapartes, da mesma forma para validar os seus antecedentes e reputação em geral.

Alterações na composição accionista: O conhecimento das pessoas colectivas é parte integrante da identificação e controlo dos membros da empresa, por este motivo o processo de due diligence deve ser aplicado àqueles que pretendem realizar qualquer tipo de processo de reorganização empresarial como fusões ou aquisições, ver HRC-CP-02 Procedimento de Due Diligence.

Novas linhas de negócio ou projectos: em cada processo de negociação e análise de investimento, será efectuada a devida diligência no cumprimento das regras anti-suborno e anti-corrupção antes de ser tomada uma decisão final sobre o investimento ou fusão. Da mesma forma, no caso de uma aquisição ou fusão, SOFTWARE ARANDA assegurará que a empresa adquirida implementa este Programa de Ética Empresarial e Transparência dentro de um período de tempo razoável.

6.1.8 Transparência e Gestão da Prevenção da Corrupção

6.1.8.1. transparência da informação

As informações e registos financeiros são os inputs fundamentais para desenvolver processos e tomar as decisões correctas, bem como demonstrar o cumprimento das obrigações para com funcionários, accionistas, clientes, fornecedores e autoridades reguladoras. Por este motivo SOFTWARE ARANDA garante que todos os registos são verdadeiros, válidos, completos, precisos e devem estar em conformidade com os requisitos legais, de tal forma que SOFTWARE ARANDA pode confirmar e recuperar a informação de uma forma transparente.

Em conformidade com o acima exposto, os auditores verificam as demonstrações financeiras e os balanços, bem como os movimentos contabilísticos que podem ser executados, confirmando a veracidade das informações registadas e a sua coerência com a situação económica, transaccional e patrimonial da empresa. SOFTWARE ARANDA.

Todas as informações contabilísticas (registos, livros, documentos) devem estar disponíveis para inspecção a fim de garantir que não haja contas paralelas ou contas em duplicado.

É proibido emitir e/ou conservar registos de despesas inexistentes, ou de responsabilidades sem uma identificação correcta do seu objectivo, ou de transacções que não contenham um objectivo genuíno e legítimo, além de que os livros de contas ou outros documentos relevantes não devem ser intencionalmente destruídos antes do que é exigido por lei.

6.1.8.2 Resolução de conflitos de interesse

Para SOFTWARE ARANDA consideramos os comportamentos e situações geradoras de conflito de interesses que requerem atenção e gestão especiais no âmbito desta política:

  • Os empregados não podem ter uma relação familiar com pessoas que tenham uma relação de trabalho directa dentro da estrutura organizacional da área e/ou em qualquer das estruturas dos clientes internos com os quais trabalham directamente. O acima referido só será autorizado se for declarado no processo de selecção e recrutamento e autorizado pela direcção da empresa, e a autorização deve ser registada por correio electrónico.

Um conflito de interesses resultante das relações acima mencionadas será considerado uma falta grave para todos os fins legais, uma vez que compromete o julgamento pessoal da pessoa ao mais alto nível organizacional. Também é considerado uma falta grave para todos os fins legais quando não for declarado a tempo ou se, como resultado da relação, os interesses, políticas ou benefícios da organização forem violados.

Notificação de situações de conflito de interesses: É obrigação essencial de todos os colaboradores notificar a direcção humana de que têm uma relação sentimental, familiar, comercial ou accionista que possa representar um conflito de interesses com a empresa ou com terceiros a ela ligados.

O incumprimento da referida obrigação constitui uma violação grave das obrigações decorrentes do contrato, podendo o empregador tomar as medidas correspondentes de acordo com as normas legais em vigor.

Procedimento de Notificação. Situações que possam constituir um conflito de interesses devem ser notificadas ao seu superior imediato e à área de Recursos Humanos assim que forem percebidas e antes da execução de qualquer acção que possa ser afectada por elas.

Notificação de conflito de interesses com os fornecedores: Para as pessoas que notificam ter uma relação sentimental ou familiar com terceiros (fornecedores, pessoal de entidades governamentais com as quais têm uma relação no desempenho das suas funções, etc.), a empresa reserva-se o direito de procurar os serviços de outro fornecedor que ofereça a mesma qualidade, benefícios e/ou custos do fornecedor actual.

No caso de o fornecedor ser um fornecedor chave para a organização ou de a cessação da prestação do serviço implicar um risco ou desvantagem ou de o serviço contratado ser essencial para a continuidade do negócio, o Compliance Officer e o gestor de linha devem ser notificados, os quais, juntamente com a área de Recursos Humanos, devem procurar a transferência do funcionário a fim de manter a relação comercial com o fornecedor, ou limitar as suas funções a fim de eliminar o conflito de interesses.

EXCEPÇÕES: Qualquer excepção a estas directrizes deve ser validada pelo Compliance Officer e autorizada pelo Representante Legal, através de uma declaração escrita descrevendo a excepção.

6.1.8.3 Protecção dos contratos

A fim de evitar a ocorrência de suborno, suborno transnacional, corrupção e outras práticas corruptas, devem ser assumidos compromissos nos contratos de trabalho, acordos de segurança, contratos e registos de conhecimentos assinados pelos empregados, clientes e fornecedores, respectivamente.

Estes contratos devem estipular a origem dos fundos, a sua legalidade e/ou penalidades relacionadas com a má conduta, bem como um plano de acção para a cessação da actividade quando tal possa ser prejudicial para SOFTWARE ARANDA. O direito de cessar relações laborais ou comerciais deve ser claramente estipulado nos contratos, formulários de conhecimento e/ou acordos de nível de serviço, no caso de ser identificado que a contraparte incorreu ou está a executar actos de suborno e/ou corrupção ou está a ser objecto de investigação formal - preliminar ou final - pelos actos acima mencionados, por qualquer autoridade local ou estrangeira.

6.1.8.4. Declaração dos empregados expostos a riscos acrescidos

Os empregados expostos são aqueles que, de acordo com a natureza da sua posição, desempenham funções associadas a fornecedores e clientes e estão expostos a maiores riscos, razão pela qual devem assinar um Sim adicional ao contrato de trabalho no qual é incluída uma cláusula específica sobre o conhecimento e aceitação do código de ética e do Programa de Transparência e Ética Empresarial. Com isto, o trabalhador concorda em cumprir as disposições deste Programa, e é informado das sanções e consequências que se aplicam em caso de incumprimento.

6.1.8.5. Política de Entrega e Recepção de Presentes e Entretenimento a Terceiros

É muito importante que a empresa estabeleça directrizes que determinem a conduta legal no que diz respeito a dar e receber presentes e entretenimento a terceiros, portanto, SOFTWARE ARANDA aprovou a Política de Entrega e recepção de presentes e entretenimento a terceiros HGF-PL-02 que foi socializada a todo o pessoal.

6.1.8.6. Remuneração e pagamento de comissões ao pessoal de vendas

A remuneração e as comissões à equipa comercial foram estabelecidas desde a assinatura dos seus contratos de trabalho, e os aumentos serão conforme exigido por lei ou autorizados pelo Presidente. Os rendimentos variáveis das comissões serão os autorizados pela Presidência, bem como as alterações ao regime de comissões ao longo do tempo. As informações sobre o esquema de comissões podem ser consultadas pelo Compliance Officer na área financeira, que são estabelecidas a partir da definição da Política de Vendas HGF-PL-04 e da Matriz de Autorização HGF-FT-05.

6.1.8.7. alimentação, alojamento e despesas de viagem

Os pagamentos de despesas de viagem são efectuados de acordo com a Política de Viagens e Outras Despesas HGF-PL-03 e a Matriz de Autorização HGF-FT-05. Todos os documentos comprovativos devem ser retidos a fim de determinar a conformidade com o procedimento acima mencionado.

6.1.8.8. Proibição de pagamentos de suborno e de facilitação

Empregados de SOFTWARE ARANDA actos de oferta, promessa ou pagamento; ou arranjar para um terceiro oferecer, prometer ou pagar, subornos, subornos, comissões ocultas, presentes luxuosos, serviços ilegais, entretenimento excessivo ou qualquer outra coisa de valor para

qualquer pessoa com o objectivo de exercer influência indevida sobre o destinatário; induzir o destinatário a violar as suas obrigações; assegurar uma vantagem indevida para a Empresa; ou recompensar o destinatário por comportamentos passados. Tais ofertas, promessas e pagamentos são proibidos mesmo que os pagamentos sejam feitos pessoalmente a partir do seu próprio dinheiro sem solicitar o reembolso por parte da Empresa. Também não poderá receber qualquer pagamento, oferta ou serviço impróprio.

Do mesmo modo, é proibido fazer pagamentos de facilitação que procurem assegurar ou acelerar os procedimentos administrativos ou de rotina de qualquer autoridade. Além disso, em circunstância alguma serão concedidos subornos por terceiros externos a SOFTWARE ARANDAtais como agentes externos, consultores, accionistas, representantes, fornecedores ou outros intermediários que actuem em nome da empresa.

6.1.8.9. Lei Antitrust/Competição

Assegurar um comportamento competitivo que não crie um monopólio ou que não tolere certas práticas consideradas prejudiciais às empresas, aos consumidores ou a ambos, ou àqueles que violam as normas de conduta ética em geral. Para SOFTWARE ARANDA é muito importante estar alinhado com os requisitos legais aplicáveis em vigor.

Nenhum funcionário pode partilhar informações comercialmente sensíveis com concorrentes sem a aprovação prévia do Gabinete do Presidente através de um acordo de confidencialidade assinado. Empregados e quadros superiores de SOFTWARE ARANDAfuncionários e quadros superiores, e qualquer pessoa que aja em nome da empresa, que acredite ter estado envolvida e ter conhecimento de uma actividade que possa apresentar um problema ao abrigo da legislação antitrust e da concorrência aplicável, deve comunicá-lo imediatamente.

Os seguintes são comportamentos que a empresa considera inadequados e proibidos:

- Concordar com um concorrente para dividir ou de outra forma atribuir mercado ou clientes

- Acordar com um concorrente sobre a fixação de preços

- Colaborar ou coordenar com um concorrente num processo de licitação competitiva

- Concordar com um concorrente para boicotar outros negócios

- Discutir informação comercialmente sensível com um concorrente

6.1.8.10. Contribuições políticas

SOFTWARE ARANDA não fará doações de natureza política, e afirma-se ainda que o envolvimento individual dos trabalhadores na política nunca envolverá a utilização de fundos, tempo, equipamento, recursos, instalações, a marca ou o nome da empresa.

6.1.8.11. Doações

A empresa está empenhada no desenvolvimento e apoio da comunidade, tendo por isso estabelecido a Política de Doações HGF-PL-01, que estabelece as directrizes para a execução de doações de uma forma controlada que lhe permite manter a devida diligência sobre o beneficiário final, conseguindo manter sob controlo os riscos de corrupção, suborno e suborno transnacional.

6.1.8.12. Comunicação de actividades de suborno transnacional e outras práticas de corrupção

SOFTWARE ARANDA promove a integridade e a reputação através de uma conduta ética e legal, é uma prioridade máxima proteger os valores e evitar potenciais danos à empresa, pelo que é importante que as partes estejam conscientes das violações de conformidade.

Portanto, para SOFTWARE ARANDAé essencial que a cultura empresarial permaneça aberta e orientada para o valor. Conduzir a líderes de processo, funcionários, fornecedores, clientes e outros sectores que observem ou tenham conhecimento da materialização de riscos como Suborno, Suborno Transnacional e Corrupção para os comunicar e denunciar dentro da organização ou, na sua falta, às autoridades competentes.

Utilizar os canais de denúncia de forma responsável, sem abusar da sua utilização para dirigir insultos, difamações, ou outras críticas que prejudiquem outra pessoa, sem incriminar as provas.

Os queixosos só devem fornecer informações de que estejam convencidos de que é verdade.

Canais de atenção

Para comunicar qualquer incidente de conformidade, pode contactar o Compliance Officer através de relatórios presenciais, chamadas anónimas (601) 756 3000 - 321 4699008, caixa de sugestões ou e-mail oficialdecumplimientoptee@arandasoft.com com as seguintes informações:

a. Tipo de incidente

b. Nomes de pessoas envolvidas

c. data, hora e local do incidente

d. Frequência do Incidente

Os relatórios são confidenciais e não tem de revelar a sua identidade caso não o deseje fazer.

Alguns exemplos de questões que poderiam ser relatadas incluem preocupações sobre:

a) Relatórios financeiros

b) Controlos internos (tais como fraude)

(c) Divulgação pública ou retenção de registos

d) Fixação de preços ou questões de direito da concorrência/antitrust

e) Corrupção

f) Pagamentos ou presentes inapropriados (Suborno).

O responsável pela conformidade monitoriza e controla as queixas apresentadas através do formulário de Controlo de Queixas HRC-FT-02.

6.1.8.13. Relatórios

O Compliance Officer apresentará anualmente um relatório à Assembleia de Accionistas. Este relatório é feito ao abrigo do formato de relatório do Compliance Officer EMC-FT-07 que menciona a avaliação e análise da eficiência e eficácia do programa de Ética Empresarial e Transparência e, da mesma forma, as respectivas melhorias.

6.1.8.14. Disseminação e Formação

A preparação do calendário semestral e a execução da divulgação e formação do Programa de Ética Empresarial será da responsabilidade da área de Recursos Humanos sob a orientação e apoio do Responsável de Conformidade. Este cronograma está registado no formulário HGH-FT-01 do Programa de Formação.

Durante o processo de admissão de novos empregados, tudo o que está relacionado com o programa de transparência e ética empresarial está incluído no processo de admissão, o que constitui uma prova da comunicação do programa. Quanto aos antigos empregados, isto deve ser feito durante o processo de re-indução anual, a fim de promover uma cultura de ética. Todas as actividades de formação são avaliadas e estes resultados são apresentados ao Compliance Officer a fim de se tomarem as medidas necessárias nos casos considerados necessários.

6.1.8.15. Supervisão e monitorização

O Representante Legal, juntamente com o Compliance Officer, deve efectuar a supervisão geral e o controlo do Programa de Ética e Transparência Empresarial, validando o seu cumprimento efectivo, eficiente e atempado. Se estas revisões revelarem desvios ou a necessidade de reforçar o Programa, as medidas correctivas e as actualizações do Programa devem ser adaptadas conforme as circunstâncias o exijam.

Isto será feito através da revisão de:

- Matriz de risco.

- Implementação de procedimentos de due diligence para fornecedores e contratantes, empregados, parceiros, accionistas, beneficiários de donativos.

- Relatório do Responsável pelo Cumprimento à Assembleia

- Desenvolvimento da formação.

- Disponibilidade de canais de reclamação.

- Controlo das queixas.

- Arquivamento e preservação de documentação, entre outros.

Para o mesmo efeito, o Revisor Oficial de Contas deverá efectuar as análises e avaliações correspondentes, a fim de comunicar à Assembleia de Accionistas quaisquer possíveis actos de suborno e corrupção detectados no exercício das suas funções.

6.1.8.16. Mecanismos e normas de auditoria interna.

O responsável pela conformidade no exercício das suas funções pode agendar e executar auditorias anualmente ou sempre que determinar necessário para validar o cumprimento das disposições deste programa e dos procedimentos da empresa, conduzindo à identificação de potenciais desvios ou não-conformidades. Como prova desta auditoria, é gerado o formato HRC-FT-02 Audit Checklist, esta actividade inclui a verificação total da implementação e conformidade com as políticas e procedimentos estabelecidos para o PTEE.

6.1.8.17. Consequências e Sanções

O não cumprimento deste programa constitui uma violação do contrato de trabalho (empregados) ou comercial (fornecedores e contratantes), pelo que serão aplicadas as respectivas sanções, que podem mesmo implicar a cessação da relação laboral ou comercial. Multas, sanções administrativas ou penais podem também ser aplicadas de acordo com as disposições da Lei 2195 de 18 de Janeiro de 2022 e as que a modificam.

No caso de empregados, e dependendo da gravidade do caso específico, serão aplicadas as medidas apropriadas, de acordo com as disposições do Código Substantivo do Trabalho, do Regulamento Interno do Trabalho e do Código de Ética.

6.1.8.18. Arquivamento e Preservação

A documentação do Programa de Transparência e Ética inclui a Política Anti-Suborno e Anti-Corrupção, procedimentos, documentos relacionados com negócios ou transacções internacionais, relatórios do Compliance Officer, matriz de risco, documentação de divulgação e formação, controlo de reclamações com os respectivos apoios, entre outros.

Os responsáveis pela documentação do Programa de Transparência e Ética Empresarial no SOFTWARE ARANDA deve assegurar a sua integridade, fiabilidade, disponibilidade, conformidade e confidencialidade, em conformidade com as disposições do documento EMC-CP-01-Documents and Records Management.

6.1.8.19. Tradução de políticas

A documentação do Programa de Transparência e Ética Empresarial não precisa de ser traduzida para outras línguas uma vez que as operações geradas são a nível nacional.

7. Excepções

Devido à natureza e ao desenvolvimento deste manual, não são consideradas excepções, é vinculativo para todas as partes e não permite desvios.

8. Documentos relacionados
  • Procedimento de Gestão e Controlo de Riscos HRC-CP-01.

  • Matriz de Gestão de Riscos HRC-FT-01

  • Política de Gestão de Riscos e Conformidade HRC-PL-01

  • Procedimento de Due Diligence HRC-CP-02

  • Política de Entrega e Recepção de Presentes e Entretenimento a Terceiros HGF-PL-02

  • Política de vendas HGF-PL-04

  • Matriz de Autorizações HGF-FT-05

  • Política de despesas de viagem e outras despesas HGF-PL-03

  • Política de Doações HGF-PL-01

  • Controlo de Reclamações HRC-FT-02

  • Formato de relatório do Compliance Officer EMC-FT-07

  • Calendário de formação HGH-FT-01

  • Lista de verificação de auditoria HRC-FT-02