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Aviso de Privacidade, Política de Tratamento e Protecção de Dados Pessoais para serviços, aplicações e plataformas de Aranda Data Safe.

Esta nota de privacidade aplica-se a serviços/aplicações/plataformas fornecidas por Aranda Data Safe:

Em conformidade com o Regime Geral de Habeas Data, regulado pela Lei 1581 de 2012 e seus decretos regulamentares; a empresa ARANDA SOFTWARE ANDINA SAS identificada com NIT. 830.099.766-1 e endereço de e-mail https://arandasoft.com/ como uma empresa que armazena e recolhe dados pessoais, e como RESPONSÁVEL, deve informá-lo do seguinte:

Dados pessoais solicitados quando se navega no website https://arandasoft.com/ serão processados de acordo com os objectivos relacionados com o objecto social da Empresa e, em particular, para responder às preocupações levantadas através deste canal; e para enviar informações consideradas de interesse através de boletins electrónicos. Os dados pessoais e de contacto solicitados serão mantidos numa base de dados da empresa enquanto for mantida uma relação contratual ou legal com o proprietário da informação, e em qualquer caso por um período máximo de 20 anos após o fim dessa relação com o proprietário, com a única finalidade de cumprir a obrigação de fornecer a informação.óA informação será mantida por um período máximo de 20 anos, após o fim da relação com a pessoa em causa, com a única finalidade de cumprir a obrigação legal de manter registos, de satisfazer os pedidos das autoridades e/ou para fins estatísticos.

Como proprietário das informações, tem o direito de conhecer, actualizar e rectificar os seus dados pessoais; solicitar a revogação da autorização e/ou solicitar a eliminação dos dados quando o tratamento efectuado não respeitar os princípios constitucionais e legais, direitos e garantias; e aceder gratuitamente aos seus dados pessoais sujeitos a tratamento.

Se desejar submeter perguntas, reclamações ou reclamações, pode enviar o seu pedido para o seguinte endereço de correio electrónico protecciondedatos@arandasoft.com ou pessoalmente no seguinte Diagonal. 97 No.17-60 IFX Network Building Office 702 na cidade de Bogotá D.C.

Processamento e protecção de dados pessoais política de serviços/aplicações/plataformas fornecidas por Aranda Data Safe:

Em conformidade com as disposições da Lei Orgânica 1581 de 2012 e dos seus decretos regulamentares, a empresa estabelece a Política Geral e Especial aplicável ao Tratamento e Protecção de Dados Pessoais na organização.

1. IDENTIFICAÇÃO DA PESSOA RESPONSÁVEL

ARANDA SOFTWARE ANDINA S.A.S., empresa comercial identificada com NIT 830.099.766-1 é constituída como uma empresa colombiana, cujo objecto social é a prestação de serviços de desenvolvimento, produção e comercialização de projectos de software.

2. OBJECTIVO
Esta Política estabelece as directrizes gerais para a protecção e tratamento de dados pessoais na empresa, permitindo assim reforçar o nível de confiança entre Responsávels e Sujeitos de Dados em relação ao processamento da sua informação; informar os responsáveis pelo tratamento dos fins e transferências a que os seus dados pessoais estão sujeitos e os mecanismos e formulários para o exercício dos seus direitos.
3. ESCOPO
Esta Política de Tratamento e Protecção de Dados Pessoais será aplicada a todas as bases de dados e/ou ficheiros contendo dados pessoais que são tratados pela ARANDA SOFTWARE ANDINA S.A.S., como responsável pelo tratamento de dados pessoais. 

Esta política constitui a versão 2.0 da política de tratamento de dados pessoais da empresa, baseada no processo de actualização das bases de dados levado a cabo pela empresa em conformidade com a Circular Externa 003 de 2018, ou seja, a actualização que todas as empresas devem efectuar das suas bases de dados entre 2 de Janeiro e 31 de Março de cada ano, a partir de 2020. 
4. DEFINIÇÕES

● Habeas Data: O direito de cada pessoa de conhecer, actualizar e rectificar as informações que foram recolhidas sobre ela em ficheiros públicos ou privados e bancos de dados.

Dados pessoais: Qualquer informação ligada ou susceptível de ser ligada a uma ou mais pessoas singulares específicas ou identificáveis.

● Base de dados: Uma recolha organizada de dados pessoais que é objecto de tratamento.

Processamento: Qualquer operação ou conjunto de operações que seja realizada sobre dados pessoais, tais como recolha, armazenamento, utilização, circulação ou eliminação.

● Autorização: Consentimento prévio, expresso e informado do Sujeito para levar a cabo o tratamento de dados pessoais.

Aviso de privacidade: É o formato físico, electrónico ou qualquer outro conhecido ou a ser conhecido, que é colocado à disposição do Titular dos Dados a fim de informar sobre o processamento de dados pessoais.

Titular dos dados: Pessoa singular cujos dados pessoais são objecto de tratamento.

● Causee: Uma pessoa que, por sucessão ou transmissão, adquire os direitos de outra pessoa.

Controlador de dados: Uma pessoa singular ou colectiva, pública ou privada, que sozinha ou em associação com outros, decide sobre a base de dados e/ou o tratamento dos dados.

Processador: Uma pessoa singular ou colectiva, pública ou privada, que, sozinha ou em associação com outros, efectua o tratamento de dados pessoais em nome do Controlador.

5. PRINCÍPIOS ORIENTADORES APLICÁVEIS AOS DADOS PESSOAIS

Os seguintes princípios orientadores são aplicáveis à protecção de dados pessoais:

a) Princípio da legalidade no tratamento de dados: O tratamento referido na Lei de Dados Habeas é uma actividade regulamentada que deve estar sujeita às disposições nela estabelecidas e nas outras disposições que a desenvolvem.

b) Princípio da finalidade: O tratamento deve obedecer a uma finalidade legítima de acordo com a Constituição e a lei, a qual deve ser informada ao Sujeito dos Dados.

c) Princípio da liberdade: O tratamento só pode ser efectuado com o consentimento prévio, expresso e informado do Titular dos Dados. Os dados pessoais não podem ser obtidos ou divulgados sem autorização prévia, ou na ausência de um mandato legal ou judicial que dispense o consentimento.

d) Princípio da veracidade ou qualidade: A informação sujeita a processamento deve ser verdadeira, completa, exacta, actualizada, verificável e compreensível. É proibido o processamento de dados parciais, incompletos, fragmentados ou enganosos.

e) Princípio da transparência: O direito do Sujeito a obter do Controlador ou do Processador, em qualquer momento e sem restrições, informações sobre a existência de dados que lhe digam respeito, deve ser garantido no tratamento.

f) Princípio de acesso restrito e circulação: O tratamento está sujeito aos limites decorrentes da natureza dos dados pessoais, das disposições da lei e da Constituição. Neste sentido, o tratamento só pode ser efectuado por pessoas autorizadas pelo Controlador de Dados e/ou pelas pessoas previstas por lei.

Os dados pessoais, excepto para informação pública, não podem ser disponibilizados na Internet ou noutros meios de divulgação ou comunicação em massa, a menos que o acesso seja tecnicamente controlável de modo a fornecer conhecimento restrito apenas aos Sujeitos dos Dados ou a terceiros autorizados de acordo com a lei.

g) Princípio da segurança: As informações sujeitas a tratamento pelo Controlador ou Processador de Dados referido na Lei de Dados Habeas devem ser tratadas com as medidas técnicas, humanas e administrativas necessárias para garantir a segurança dos registos, evitando a sua adulteração, perda, consulta, utilização ou acesso não autorizado ou fraudulento.

h) Princípio da confidencialidade: Todas as pessoas envolvidas no tratamento de dados pessoais que não sejam de natureza pública são obrigadas a garantir a confidencialidade da informação, mesmo após o fim da sua relação com qualquer das tarefas envolvidas no tratamento, e só podem fornecer ou comunicar dados pessoais quando tal corresponda ao desenvolvimento das actividades autorizadas por lei e de acordo com os termos da mesma.

6. DIREITOS DOS PROPRIETÁRIOS

Os titulares dos dados pessoais gozam dos seguintes direitos, bem como dos que lhes são concedidos por lei:

a) Conhecer, actualizar e rectificar os seus dados pessoais no que diz respeito ao responsável pelo tratamento ou processadores dos dados. Este direito pode ser exercido, entre outros, contra dados parciais, inexactos, incompletos, fraccionados, enganadores, ou dados cujo tratamento seja expressamente proibido ou não tenha sido autorizado;

b) Solicitar prova da autorização concedida ao responsável pelo tratamento de dados, excepto quando expressamente isento como requisito para o tratamento, em conformidade com as disposições do Artigo 10 da Lei;

c) Ser informado pelo Controlador ou pelo Processador, a pedido, sobre a utilização feita dos seus dados pessoais;

d) Apresentar queixas junto da Superintendência da Indústria e Comércio por infracções às disposições da lei e outros regulamentos que a modificam, acrescentam ou complementam;

e) Revogar a autorização e/ou solicitar a eliminação dos dados quando o tratamento não respeitar os princípios, direitos e garantias constitucionais e legais. A revogação e/ou eliminação procederá quando a Superintendência da Indústria e Comércio tiver determinado que o Controlador ou Processador se envolveu em conduta contrária à lei e à Constituição;

f) Acesso gratuito aos seus dados pessoais que tenham sido processados.

7. AUTORIZAÇÃO DO TITULAR DOS DADOS PESSOAIS

Sem prejuízo das excepções previstas na Lei Orgânica 1581 de 2012, como regra geral no tratamento de dados pessoais, a ARANDA SOFTWARE ANDINA S.A.S. recolherá a autorização prévia e informada do Sujeito dos Dados, que poderá ser obtida por qualquer meio que possa ser objecto de consulta posterior.

7.1 Acontecimentos para os quais não é necessária autorização

A autorização do Controlador de Dados não é necessária no caso de:

(a) Informações exigidas por um organismo público ou administrativo no exercício das suas funções legais ou por ordem judicial;

(b) Dados de natureza pública;

(c) casos de emergências médicas ou de saúde;

(d) Tratamento de informações autorizadas por lei para fins históricos, estatísticos ou científicos;

e) Dados relacionados com o Registo Civil de Pessoas.

8. DEVERES DA ARANDA SOFTWARE ANDINA S.A.S. COMO RESPONSÁVEL PELO TRATAMENTO DE DADOS PESSOAIS

ARANDA SOFTWARE ANDINA S.A.S., como responsável pelo tratamento de dados pessoais, deverá cumprir os seguintes deveres:

a) Garantir ao Titular dos Dados, em qualquer momento, o exercício pleno e efectivo do direito de habeas data.

b) Solicitar e conservar, nas condições previstas por lei, uma cópia da respectiva autorização concedida pelo Controlador de Dados.

c) Informar devidamente o Titular dos Dados sobre a finalidade da recolha e os direitos a que tem direito em virtude da autorização concedida.

d) Manter as informações nas condições de segurança necessárias para evitar a sua adulteração, perda, consulta, utilização ou acesso não autorizado ou fraudulento.

(e) Assegurar que a informação fornecida ao Controlador de Dados é verdadeira, completa, exacta, actualizada, verificável e compreensível.

f) Actualizar as informações, comunicando atempadamente ao Processador de Dados, todos os novos desenvolvimentos relativamente aos dados que lhe foram anteriormente fornecidos e adoptar as outras medidas necessárias para que as informações que lhe foram fornecidas sejam mantidas actualizadas.

g) Rectificar as informações quando estiverem incorrectas e comunicar as informações relevantes ao Controlador de Dados.

h) Fornecer ao processador, conforme o caso, apenas dados cujo tratamento tenha sido previamente autorizado em conformidade com as disposições da presente lei.

i) Exigir que o Controlador de Dados respeite sempre as condições de segurança e privacidade das informações do Titular dos Dados.

j) Processar as consultas e reclamações formuladas nos termos estabelecidos na Lei Orgânica 1581 de 2012.

k) Adoptar um manual interno de políticas e procedimentos para assegurar o cumprimento adequado da lei e, em particular, para tratar de questões e queixas.

l) Informar o Controlador de Dados quando certas informações estiverem em discussão pelo Sujeito dos Dados, uma vez apresentada a queixa e o respectivo processo não tiver sido concluído.

m) Informar a pessoa em causa, a seu pedido, sobre a utilização dada aos seus dados

n) Informar a autoridade de protecção de dados quando há violações dos códigos de segurança e há riscos na administração da informação das pessoas em causa.

o) Cumprir as instruções e requisitos emitidos pela Superintendência da Indústria e Comércio.

9. POLÍTICAS ESPECÍFICAS PARA O TRATAMENTO DE DADOS PESSOAIS

9.1 Processamento de dados pessoais dos empregados

ARANDA SOFTWARE ANDINA S.A.S. recolhe os dados pessoais dos seus empregados, que são classificados pela empresa como confidenciais, e só serão divulgados pela empresa com a autorização expressa do proprietário ou quando solicitado por uma autoridade competente.

Os fins para os quais são utilizados os dados pessoais dos empregados da empresa serão:

a) Cumprir as obrigações impostas aos empregadores pela legislação laboral colombiana, ou as ordens emitidas pelas autoridades competentes colombianas ou estrangeiras.

(b) Emitir certificações relativas à relação do titular dos dados com a Empresa.

c) Cumprir as obrigações impostas à empresa como empregador, em relação aos regulamentos de Segurança e Saúde no Trabalho, e o chamado Sistema de Gestão de Segurança e Saúde no Trabalho (SGSST).

d) Gerir as funções desempenhadas pelos trabalhadores.

e) Executar as diferentes fases dos processos disciplinares da Empresa e consultar memorandos, avisos ou qualquer tipo de sanção imposta aos empregados.

f) Contactar os membros da família em caso de emergência.

(g) Gestão e controlo da folha de pagamento

(h) Controlo das horas de trabalho dos trabalhadores e das horas extraordinárias que estes trabalham.

(i) Manter um registo de incapacidade, absentismo, licenças e férias dos trabalhadores.

(j) Manter um registo da formação dada aos trabalhadores

(k) Armazenar os seus dados pessoais, incluindo dados biométricos, no seu sítio web em apoio das actividades realizadas.

l) Cumprir os protocolos de biossegurança aplicáveis à Empresa, em conformidade com as disposições emitidas pelo Governo Nacional.

(m) Efectuar o controlo, monitorização e avaliação dos trabalhadores.

n) Tirar imagens e fotografias necessárias para o reconhecimento do trabalhador, controlo do cumprimento e recolha de provas dos serviços realizados.

o) Além disso, os dados biométricos dos empregados são utilizados para fins comerciais relacionados com o objecto social da Empresa.

p) Comunicar informações sobre os empregados a terceiros com os quais a Empresa mantém uma relação contratual, parceiros ou consórcios e clientes na medida necessária para cumprir o protocolo dos terceiros, com o único objectivo de lhes permitir gerir o controlo e coordenação do pessoal que efectivamente presta os serviços decorrentes da relação profissional, bem como permitir o cumprimento das obrigações legais, fiscais e de segurança social.

q) Comunicação dos dados de identificação dos trabalhadores a agências de viagens, empresas de transporte, hotéis e outras entidades para a gestão de reservas e liquidação das despesas efectuadas.

r) Efectuar transferências ou transmissões internacionais de dados para países que fornecem uma protecção semelhante à Colômbia.

s) fornecimento da informação a terceiros responsáveis pela avaliação, formação, certificação e outros processos necessários ao desenvolvimento da relação contratual.

t) Verificar, comparar, avaliar o trabalho e as competências pessoais dos empregados.

u) Envio de informação a fundos de compensação, AFP, ARL, companhias de seguros, entre outros.

v) Iniciar investigações internas baseadas em queixas apresentadas por funcionários activos e não activos, por terceiros ou pelos próprios funcionários.

w) Tratamento de queixas contra trabalhadores por assédio no trabalho ou violação de códigos de conduta.

ARANDA SOFTWARE ANDINA S.A.S. armazena os dados pessoais dos seus empregados, incluindo os obtidos durante o processo de selecção, e guarda-os numa pasta identificada com o nome de cada um deles.

Esta pasta só será acedida e processada pela Área de Recursos Humanos e pela Área Administrativa com o objectivo de administrar a relação contratual entre a ARANDA SOFTWARE ANDINA S.A.S. e o funcionário.

ARANDA SOFTWARE ANDINA S.A.S. processa dados pessoais sensíveis dos seus empregados, tais como os dados dos seus filhos menores, com a única finalidade de os registar como beneficiários do sistema de segurança social e parafiscal. Para os fins deste tratamento é recolhida a respectiva autorização, que em qualquer caso será expressa e facultativa, indicando claramente os Dados Pessoais Sensíveis a serem processados e a finalidade dos mesmos.

Da mesma forma, terá sistemas de alta segurança para o tratamento de dados sensíveis e a sua reserva, no entendimento de que tais dados sensíveis só serão utilizados pela ARANDA SOFTWARE ANDINA S.A.S. para os fins acima mencionados.

Uma vez terminada a relação de emprego, ARANDA SOFTWARE ANDINA S.A.S. procederá ao armazenamento de todos os dados pessoais obtidos no processo de selecção e da documentação gerada no desenvolvimento da relação de emprego, num ficheiro central de acesso restrito, sujeitando a informação a todo o momento a medidas e níveis de segurança adequados, dado que a informação sobre o emprego pode conter dados sensíveis.

Em qualquer caso, as informações não serão tratadas durante um período superior a vinte (20) anos a contar da cessação da relação de trabalho, ou em conformidade com as circunstâncias legais ou contratuais que tornam necessário o tratamento das informações.

Finalmente, em conformidade com as disposições da Circular Externa 008 de 2020 da Superintendência da Indústria e Comércio, os dados recolhidos para cumprir os protocolos de biossegurança só serão utilizados para os fins indicados pelo Ministério da Saúde e Protecção Social, e só serão armazenados durante o tempo razoável e necessário para o cumprimento dos referidos protocolos. Uma vez cumprida a finalidade do Tratamento de Dados Pessoais, a Empresa apagará automaticamente os dados recolhidos.

9.2 Tratamento dos dados pessoais dos Estagiários:

ARANDA SOFTWARE ANDINA S.A.S. recolhe os dados pessoais dos seus estagiários e armazena-os numa base de dados que é classificada pela empresa como confidencial, e só será divulgada com a autorização expressa do proprietário ou quando solicitada por uma autoridade competente.

Os fins para os quais os dados pessoais dos estagiários da ARANDA SOFTWARE ANDINA S.A.S. serão utilizados:

a) Cumprir as obrigações impostas pela legislação laboral colombiana aos empregadores, em particular as disposições da Lei 789 de 2002 e dos seus Decretos Regulamentares.

b) Emitir certificações relativas à relação do titular dos dados com a empresa.

c) Para corroborar qualquer requisito que possa surgir no decurso do processo de colocação de aprendizes.

d) Cumprir as obrigações impostas à empresa como empregador, em relação aos regulamentos de Segurança e Saúde no Trabalho, e o chamado Sistema de Gestão de Segurança e Saúde no Trabalho (SGSST).

e) Gerir as funções desempenhadas pelos estagiários.

f) acompanhar o desenvolvimento dos estagiários na fase de ensino e na fase prática.

g) Contactar membros da família em caso de emergência.

Em qualquer caso, a informação não será processada por um período superior à duração da relação do requerente com a empresa, que em caso algum poderá exceder dois (2) anos, e o tempo adicional requerido de acordo com as circunstâncias legais ou contratuais que tornem necessário o tratamento da informação.

9.3 Processamento de dados pessoais de clientes:

ARANDA SOFTWARE ANDINA S.A.S. recolhe os dados pessoais dos seus clientes e armazena-os numa base de dados que é classificada pela Empresa como confidencial, e só será divulgada com a autorização expressa do proprietário ou quando solicitada por uma Autoridade Competente.

Os fins para os quais os dados pessoais dos clientes da ARANDA SOFTWARE ANDINA S.A.S. serão utilizados:

a) Processo de controlo e registo contabilístico das obrigações contraídas com os clientes.

b) Cumprimento dos aspectos fiscais e legais perante entidades públicas e reguladoras.

c) Cumprimento das obrigações contratuais, através das quais a informação pode ser transferida para terceiros, tais como instituições financeiras, terceiros aliados, notários, advogados, etc.

d) Cumprimento das decisões judiciais e das disposições administrativas, legais, fiscais e regulamentares.

e) Transmissão de informações e dados pessoais em processos de auditoria.

(f) Gestão administrativa para a execução das fases pré-contratuais, contratuais e pós-contratuais.

g) Criação do cliente nas plataformas ou software da Empresa

h) Assegurar a prestação de serviços para o desenvolvimento, produção e comercialização de projectos de software.

(i) Assegurar o cumprimento dos seus direitos ao abrigo da Lei 1581 de 2012.

j) Realizar actividades de prospecção comercial e marketing.

k) Avaliar o serviço ao cliente e realizar inquéritos de satisfação.

l) Partilhar a informação com terceiros aliados que colaboram com a empresa, considerando que para o cumprimento dos seus deveres devem ter acesso, em certa medida, à informação, que também estará sujeita às obrigações de confidencialidade, tratamento de informação e protecção de dados pessoais a que esta empresa está sujeita.

m) Processar pedidos, reclamações ou reclamações estabelecidas directamente pelo cliente através dos canais de atendimento ao cliente.

n) Contactar o cliente por meios físicos e electrónicos - e-mail, SMS ou chat para enviar informações de interesse ou relacionadas com a relação contratual, para o convidar para formação ou para a carteira de serviços.

o) Manter o contacto comercial com a Empresa, mesmo após o fim da relação contratual.

p) Consultar como uma boa prática comercial ou obrigação legal, Clinton e informação de base da ONU, a fim de prevenir o branqueamento de capitais e o financiamento do terrorismo.

q) INCLUIR OUTROS OUTROS QUE CONSIDERAM DESAPARECER

Em qualquer caso, a informação não será processada por um período superior à duração da relação contratual entre o cliente e a Empresa, e o tempo adicional requerido de acordo com as circunstâncias legais ou contratuais que tornam necessário o tratamento da informação.

9.3 Processamento de dados pessoais de Fornecedores e Empreiteiros

ARANDA SOFTWARE ANDINA S.A.S. recolhe os dados pessoais dos seus fornecedores e contratantes e armazena-os numa base de dados que, apesar de ser maioritariamente constituída por dados públicos, é classificada pela empresa como confidencial, e que, no caso de dados privados, só será divulgada pela empresa com a autorização expressa do proprietário ou quando solicitada por uma Autoridade Competente.

Os fins para os quais serão utilizados os dados pessoais dos Fornecedores e Contratantes do ARANDA SOFTWARE ANDINA S.A.S:

(a) Gerir as contas a receber apresentadas por fornecedores ou empreiteiros.

(b) Manter um registo das contribuições feitas para o sistema de segurança social pelos empreiteiros

c) Realização de avaliações e selecção de potenciais fornecedores.

d) Cumprimento dos aspectos fiscais e jurídicos com os organismos públicos e reguladores

e) Controlo e pagamentos de bens e serviços recebidos.

f) Avaliações qualitativas e quantitativas dos níveis de serviço recebidos dos fornecedores.

(g) Controlo e processo contabilístico das obrigações para com os fornecedores e contratantes.

h) Envio de convites para contratação e organização das fases pré-contratuais, contratuais e pós-contratuais.

i) Outros especificamente estabelecidos nas autorizações concedidas pelos próprios fornecedores.

ARANDA SOFTWARE ANDINA S.A.S. apenas recolherá dos seus fornecedores e contratantes os dados necessários, relevantes e não excessivos para efeitos de selecção, avaliação e execução do contrato em questão. A recolha de dados pessoais dos funcionários dos fornecedores pela ARANDA SOFTWARE ANDINA S.A.S. terá, em qualquer caso, a finalidade de verificar a idoneidade e competência dos funcionários; ou seja, uma vez verificado este requisito, a ARANDA SOFTWARE ANDINA S.A.S. devolverá tais informações ao Fornecedor, excepto quando a sua conservação for expressamente autorizada.

Em qualquer caso, as informações não serão processadas por um período superior à duração da relação do Fornecedor e dos contratantes com a empresa, e o tempo adicional requerido de acordo com as circunstâncias legais ou contratuais que tornam necessário o tratamento das informações.

9.4 Tratamento de dados pessoais dos accionistas

ARANDA SOFTWARE ANDINA S.A.S. recolhe os dados pessoais dos seus accionistas e armazena-os numa base de dados que é classificada pela empresa como confidencial, e que só será divulgada pela empresa com a autorização expressa do proprietário ou quando solicitado por uma autoridade competente.

Os fins para os quais os dados pessoais dos Accionistas são utilizados serão:

a) Permitir o exercício dos deveres e direitos decorrentes do estatuto de accionista

b) Permitir o envio de convites para eventos programados pela empresa.

c) Emitir certificações relativas à relação do Registrante com a empresa.

d) Cumprir os preceitos e regulamentos estabelecidos no Código Comercial e outros regulamentos aplicáveis.

e) Convocá-lo ou convidá-lo para as várias reuniões de natureza empresarial a que deve assistir na sua qualidade de accionista.

Em qualquer caso, as informações não devem ser tratadas durante um período superior à duração da existência da empresa, e o tempo adicional que possa ser necessário de acordo com as circunstâncias legais ou contratuais que tornem necessário o tratamento das informações.

9.5 Processamento dos dados pessoais dos Visitantes no Controlo de Entrada:

ARANDA SOFTWARE ANDINA S.A.S. recolhe dados pessoais dos seus visitantes através de formulários e inquéritos que podem incluir dados pessoais sensíveis, tais como temperatura ou estado de saúde de terceiros, em conformidade com os protocolos de biossegurança da Empresa. Esta informação é armazenada numa base de dados que é classificada pela entidade como confidencial, e só será divulgada pela Empresa com a autorização expressa do proprietário ou quando solicitado por uma Autoridade Competente.

Os fins para os quais serão utilizados os dados pessoais daqueles que entram nas instalações da ARANDA SOFTWARE ANDINA S.A.S:

a) Assegurar a entrada nas instalações da Empresa a pessoas autorizadas a entrar livremente e restringir a passagem àqueles que não estão autorizados.

b) Para garantir a segurança nos ambientes monitorizados.

c) Proporcionar ambientes de trabalho adequados para o desempenho seguro das actividades dentro da Empresa.

d) Cumprir as obrigações estipuladas no Sistema de Gestão de Saúde e Segurança Ocupacional.

(e) Cumprir os protocolos de biossegurança implementados pela Empresa.

Em qualquer caso, as informações não serão tratadas durante um período superior a um (1) ano a partir da sua recolha, de acordo com as circunstâncias legais ou contratuais que tornam necessário o tratamento das informações.

Em conformidade com as disposições da Circular Externa 008 de 2020 da Superintendência da Indústria e Comércio, os dados recolhidos para cumprimento dos protocolos de biossegurança só serão utilizados para os fins indicados pelo Ministério da Saúde e Protecção Social, e só serão armazenados durante o tempo razoável e necessário para o cumprimento dos referidos protocolos. Uma vez cumprida a finalidade do Tratamento de Dados Pessoais, a Empresa apagará automaticamente os dados recolhidos.

9.6 Tratamento de dados pessoais no Website

ARANDA SOFTWARE ANDINA S.A.S. recolhe dados pessoais de terceiros interessados através do seu website e armazena-os numa base de dados que é classificada pela empresa como confidencial, e só será divulgada com a autorização expressa do proprietário ou quando solicitada por uma Autoridade Competente.

Os fins para os quais os dados pessoais contidos no website da ARANDA SOFTWARE ANDINA S.A.S. serão utilizados:

a) Permitir a comunicação com clientes ou terceiros através da secção contacte-nos.

b) Publicar eventos ou notícias de interesse.

c) Receber e processar queixas e reclamações de terceiros.

d) Fins legais, contabilísticos, administrativos, comerciais, promocionais, informativos, de marketing e de vendas.

e) Realização de campanhas de promoção, marketing, publicidade e publicidade.

f) Divulgar a carteira de serviços da empresa.

Em qualquer caso, a informação não será tratada por um período superior ao acordado com o terceiro ou utilizador através de um contrato ou autorização para utilizar os seus dados pessoais contados a partir da sua recolha, de acordo com as circunstâncias legais ou contratuais que tornam necessário o tratamento da informação.

9.7 Processamento de dados pessoais do Registo de Vigilância Vídeo

ARANDA SOFTWARE ANDINA S.A.S. recolhe dados biométricos dos seus trabalhadores e visitantes através das suas Câmaras de Vigilância e armazena-os numa base de dados que é classificada pela empresa como confidencial, e só será divulgada com a autorização expressa do proprietário ou quando solicitada por uma Autoridade Competente.

Os fins para os quais os dados pessoais contidos no ARANDA SOFTWARE ANDINA S.A.S. são utilizados são as câmaras de vigilância:

a) Garantia de ambientes de trabalho seguros.

b) Proporcionar ambientes de trabalho adequados para a condução segura das actividades de trabalho da empresa.

c) Controlar a entrada, permanência e saída de empregados e empreiteiros nas instalações da empresa.

A fim de cumprir o dever de informação que corresponde à ARANDA SOFTWARE ANDINA S.A.S. como administradora de dados pessoais, a empresa implementará Avisos de Privacidade nas áreas onde a captura de imagens envolvendo o processamento de dados pessoais é realizada.

Em qualquer caso, a informação não será processada durante um período superior a 30 dias a partir da sua recolha, de acordo com as circunstâncias legais ou contratuais que tornam necessário o tratamento da informação.

9.8 Tratamento de dados pessoais de Controlo Biométrico

ARANDA SOFTWARE ANDINA S.A.S. recolhe dados biométricos dos seus empregados e armazena-os numa base de dados que é classificada pela empresa como confidencial, e só será divulgada com a autorização expressa do proprietário ou quando solicitada por uma autoridade competente.

Os fins para os quais os dados pessoais contidos no ARANDA SOFTWARE ANDINA S.A.S. são utilizados são as câmaras de vigilância:

a) Garantia de ambientes de trabalho seguros.

b) Permitir o acesso apenas a pessoal autorizado.

c) Controlar a entrada, permanência e saída de empregados nas instalações da empresa.

Em qualquer caso, a informação não deve ser processada por um período superior à duração da relação de trabalho com o empregado.

9.9 Tratamento de dados pessoais de Potenciais Clientes:

ARANDA SOFTWARE ANDINA S.A.S. possui um registo de Clientes Potenciais, cujas informações foram recolhidas pela Empresa com a autorização expressa do Titular através de eventos ou através da realização de pedidos de cotações pelo mesmo. ARANDA SOFTWARE ANDINA S.A.S. armazena essas informações numa base de dados que é classificada pela empresa como confidencial, e só será divulgada com a autorização expressa do titular ou quando uma Autoridade Competente o solicitar.

Os fins para os quais serão utilizados os dados pessoais dos Prospects of Clients of ARANDA SOFTWARE ANDINA S.A.S:

a) Envio de convites para eventos programados pela empresa.

b) Enviar informação sobre projectos oferecidos pela empresa a pessoas interessadas.

c) Verificar a conformidade com os requisitos estabelecidos pela Empresa para aceder a um projecto, acordo ou contrato.

d) Efectuar operações de prospecção comercial e de marketing.

e) Para processar consultas, reclamações ou reclamações apresentadas pelos titulares dos dados.

f) Produzir relatórios de gestão e estatísticas internas.

g) Garantir o exercício do seu direito a Habeas Data (consultas, reclamações e reclamações sobre actualização, correcção, supressão ou eliminação de dados).

Em qualquer caso, as informações não devem ser tratadas durante um período superior ao acordado com o prospectado através de uma autorização de utilização dos seus dados pessoais contados a partir do momento da sua recolha, de acordo com as circunstâncias legais ou contratuais que tornam necessário o tratamento das informações.

9.10 Tratamento de dados pessoais dos candidatos ou candidatos em processos de selecção:

ARANDA SOFTWARE ANDINA S.A.S. recolhe os dados pessoais dos candidatos ou candidatos dos processos de selecção realizados pela Empresa e armazena-os numa base de dados que é classificada como confidencial, e só será divulgada com a autorização expressa do proprietário ou quando solicitada por uma Autoridade Competente.

Os fins para os quais serão utilizados os dados pessoais dos candidatos dos processos de selecção realizados pela ARANDA SOFTWARE ANDINA S.A.S:

(a) Realização da gestão administrativa interna e externa para a implementação transparente do processo de selecção do pessoal.

b) Envio de comunicações programadas pela Empresa para a realização de diferentes testes de selecção.

c) Para corroborar qualquer requisito que possa surgir no decurso do processo de selecção.

d) Verificação do emprego, das referências académicas e pessoais do candidato.

(e) Realizar o processo global de recrutamento de pessoal seleccionado.

f) Realizar inquéritos de segurança e visitas domiciliárias.

Todos os dados pessoais fornecidos pelo candidato ou candidato farão parte de um "Banco de Talentos", que a Empresa, como Parte Responsável, poderá utilizar para processos de selecção actuais e futuros nos quais o perfil do candidato seja adequado. As bases de dados onde esta informação é armazenada têm as medidas de segurança necessárias para garantir a segurança total dos dados fornecidos durante o processo de selecção. Em qualquer caso, as informações não serão tratadas durante um período superior ao autorizado pelo requerente e durante o tempo adicional que possa ser necessário de acordo com as circunstâncias legais ou contratuais que tornam necessário o tratamento das informações.

Todos os dados pessoais fornecidos pelo candidato ou candidato farão parte de um "Banco de Talentos", que a Empresa, como Parte Responsável, poderá utilizar para processos de selecção actuais e futuros nos quais o perfil do candidato seja adequado. As bases de dados onde esta informação é armazenada têm as medidas de segurança necessárias para garantir a segurança total dos dados fornecidos durante o processo de selecção. Em qualquer caso, as informações não serão tratadas durante um período superior ao autorizado pelo requerente e durante o tempo adicional que possa ser necessário de acordo com as circunstâncias legais ou contratuais que tornam necessário o tratamento das informações.

10. TRANSFERÊNCIA E TRANSMISSÃO INTERNACIONAL DE DADOS PESSOAIS

ARANDA SOFTWARE ANDINA S.A.S. não efectua actualmente transmissões ou transferências internacionais de dados pessoais. No caso de decidir realizar a Transferência Internacional de dados pessoais, para além de ter a autorização expressa e inequívoca do Sujeito dos Dados, assegurará que a acção proporcione níveis adequados de protecção de dados e cumpra os requisitos estabelecidos na Colômbia pela Lei Orgânica 1581 de 2012 e os seus decretos regulamentares.

Por outro lado, quando a ARANDA SOFTWARE ANDINA S.A.S. decide efectuar a transmissão internacional de dados, pode fazê-lo sem autorização dos proprietários, desde que garanta a segurança da informação, a confidencialidade e as condições que regulam o âmbito do tratamento dos dados, em conformidade com o disposto no artigo 10 da Lei 1581 de 2012.

11. DADOS SOBRE CRIANÇAS E ADOLESCENTES

ARANDA SOFTWARE ANDINA S.A.S. não processa directamente os dados pessoais dos menores; contudo, em particular, a Empresa recolhe e processa os dados pessoais dos filhos menores dos seus empregados com a única finalidade de cumprir as obrigações impostas pela lei aos empregadores em relação às filiações aos sistemas de segurança social e parafiscal, bem como o cumprimento da jornada de trabalho familiar (Lei 1857 de 2017), e em particular para permitir o gozo dos direitos fundamentais das crianças à saúde, à recreação e ao direito a uma família.

Em qualquer caso, a ARANDA SOFTWARE ANDINA S.A.S. recolherá, quando apropriado, a respectiva autorização dos seus representantes legais para o seu tratamento, tendo sempre em mente o interesse superior do menor e o respeito pelos direitos prevalecentes das crianças e adolescentes consagrados no Artigo 44 da Constituição Política da Colômbia.

12. PROCEDIMENTO PARA LIDAR COM QUESTÕES, RECLAMAÇÕES E PETIÇÕES, E MECANISMOS PARA O EXERCÍCIO DOS DIREITOS DOS PROPRIETÁRIOS.

O Titular dos Dados, os seus sucessores, o seu representante e/ou procurador, ou quem for determinado por estipulação em favor de outro; pode exercer os seus direitos contactando-nos através de comunicação escrita dirigida à área administrativa encarregada da protecção de dados pessoais na empresa. A comunicação pode ser enviada para o seguinte endereço electrónico: protecciondedatos@arandasoft.com ou através de comunicação escrita para o seguinte endereço: Diagonal 97 # 17 - 60 Escritório 702 Bogotá D.C.

12.1 Consultas

Será possível consultar as informações pessoais do Titular que se encontram nas bases de dados da ARANDA SOFTWARE ANDINA S.A.S. e a empresa será responsável pelo fornecimento de todas as informações contidas no registo individual ou que estejam ligadas à identificação do requerente.

A consulta, uma vez recebida pela empresa, será tratada num prazo máximo de dez (10) dias úteis a partir da data de recepção da mesma.

Se não for possível tratar a consulta dentro deste prazo, o interessado será informado, indicando as razões do atraso e indicando a nova data em que a consulta será tratada, que em caso algum poderá exceder cinco (5) dias úteis após o termo do primeiro prazo.

12.2 Queixas

Quando se considerar que a informação contida numa base de dados da ARANDA SOFTWARE ANDINA S.A.S. deve ser corrigida, actualizada ou apagada, ou quando se verificar a alegada violação de qualquer dos deveres contidos na Lei de Dados Habeas, poderão ser apresentadas reclamações junto da ARANDA SOFTWARE ANDINA S.A.S., as quais serão processadas de acordo com as seguintes regras

  1. A reclamação deve ser feita por comunicação escrita dirigida à ARANDA SOFTWARE ANDINA S.A.S. com a identificação do Titular, a descrição dos factos que dão origem à reclamação, o endereço, e os documentos que o acompanham e que pretendem fazer valer.
    Se
    a reclamação estiver incompleta, o interessado será obrigado, no prazo de cinco (5) dias após a recepção da reclamação, a rectificar as falhas. Após dois (2) meses a partir da data do pedido, sem que o requerente apresente as informações requeridas, entender-se-á que o pedido foi retirado.
    No caso da ARANDA SOFTWARE ANDINA S.A.S. receber uma Reclamação que não seja competente para a resolver, a empresa transferi-la-á para a pessoa que efectivamente corresponda num prazo máximo de dois (2) dias úteis e informará o Titular.
  2. Uma vez recebida a reclamação completa, a empresa incluirá uma legenda na respectiva base de dados indicando "reclamação em processo" e o motivo da reclamação, num prazo não superior a dois (2) dias úteis. A empresa manterá esta lenda sobre os dados em discussão até que a reclamação seja decidida.
  3. O prazo máximo para tratar da reclamação será de quinze (15) dias úteis a partir do dia seguinte à data de recepção. Quando não for possível tratar a reclamação dentro deste prazo, a empresa informará o Titular dos motivos do atraso e da nova data em que a reclamação será tratada, que em caso algum poderá exceder oito (8) dias úteis após a expiração do primeiro prazo.

CONTEÚDO MÍNIMO DO PEDIDO

Os pedidos apresentados pelo titular para fazer uma consulta ou reclamação sobre a utilização e tratamento dos seus dados pessoais devem conter especificações mínimas, a fim de fornecer ao titular uma resposta clara e coerente ao pedido. Os requisitos do pedido são:

a) ser dirigido a ARANDA SOFTWARE ANDINA S.A.S.

b) Conter a identificação do Titular (Nome e Documento de Identificação).

(c) conter uma descrição dos factos que deram origem ao inquérito ou queixa.

d) O objecto do pedido.

e) Indicar o endereço de notificação física e/ou electrónica (e-mail) do Titular.

f) Anexe os documentos que deseja afirmar. (Especialmente para queixas)

No caso de a consulta ou reclamação ser apresentada pessoalmente, o Titular dos Dados deverá apresentar o pedido ou reclamação por escrito, sem qualquer formalidade para além dos requisitos estabelecidos no ponto anterior.

12.3 Exigência processual

O Titular dos Dados, os seus sucessores, o seu representante e/ou procurador, ou quem for determinado por estipulação a favor de outro; só podem apresentar uma queixa perante a Superintendência da Indústria e Comércio para o exercício dos seus direitos depois de terem esgotado o procedimento de Consulta ou Queixa directamente perante a empresa.

12.4 Pedido de actualização e/ou rectificação

ARANDA SOFTWARE ANDINA S.A.S. rectificará e actualizará, a pedido do titular, as informações inexactas ou incompletas, de acordo com o procedimento e os termos acima indicados, para os quais o Titular deverá apresentar o pedido de acordo com os canais fornecidos pela empresa, indicando a actualização e rectificação dos dados e, por sua vez, deverá fornecer a documentação de apoio a tal pedido.

13. Revogação da autorização e/ou eliminação dos Dados

O Titular dos Dados pode revogar a qualquer momento o consentimento ou autorização dada para o tratamento dos seus dados pessoais, desde que não exista qualquer impedimento consagrado numa disposição legal ou contratual.

O Titular dos Dados também tem o direito de solicitar a qualquer momento à ARANDA SOFTWARE ANDINA S.A.S. a supressão ou eliminação dos seus dados pessoais quando:

a) Considera que não estão a ser tratados de acordo com os princípios, deveres e obrigações previstos nos regulamentos em vigor.

(b) Já não são necessários ou relevantes para o fim para o qual foram obtidos.

(c) o tempo necessário para o cumprimento dos objectivos para os quais foram obtidos tenha decorrido.

Tal eliminação implica a eliminação total ou parcial de informações pessoais, conforme solicitado pelo proprietário nos registos, ficheiros, bases de dados ou tratamentos efectuados pela ARANDA SOFTWARE ANDINA S.A.S.

O direito de cancelamento não é absoluto, pelo que a ARANDA SOFTWARE ANDINA S.A.S. pode negar a revogação da autorização ou o apagamento de dados pessoais nos seguintes casos:

a) A pessoa em causa tem o dever legal ou contratual de permanecer na base de dados.

(b) A eliminação de dados dificultaria os processos judiciais ou administrativos relacionados com as obrigações fiscais, a investigação e a acusação de infracções penais ou a actualização das sanções administrativas.

c) Os dados são necessários para proteger os interesses legalmente protegidos da pessoa em causa; para levar a cabo uma acção de interesse público; ou para cumprir uma obrigação legalmente adquirida pela pessoa em causa.

14. MODIFICAÇÃO DE POLÍTICAS

ARANDA SOFTWARE ANDINA S.A.S. reserva-se o direito de modificar a Política de Processamento e Protecção de Dados Pessoais a qualquer momento. Contudo, qualquer modificação será comunicada atempadamente aos titulares dos dados pessoais através dos meios habituais de contacto com dez (10) dias úteis antes da sua entrada em vigor.

No caso de um Sujeito dos Dados não concordar com a nova Política Geral ou Especial e com razões válidas que constituam uma justa causa para não continuar com a autorização para o tratamento de dados pessoais, o Sujeito dos Dados pode solicitar à empresa que retire as suas informações através dos canais indicados no Capítulo 12. No entanto, os Sujeitos dos Dados não podem solicitar a retirada dos seus dados pessoais quando a empresa tem um dever legal ou contratual de tratar os dados.

15. VALIDADE

Esta Política é eficaz a partir de Junho de 2021.