En en cumplimiento del Régimen General de Habeas Data, regulado por la Ley 1581 de 2012 y sus Decretos reglamentarios; la sociedad ARANDA SOFTWARE ANDINA SAS identificada con NIT. 830.099.766-1 y dirección electrónica https://arandasoft.com/ como empresa que almacena y recolecta datos de carácter personal, y en calidad de RESPONSABLE, debe informarle lo siguiente:
Los datos personales solicitados durante la navegación en la página web https://arandasoft.com/ serán tratados de acuerdo a las finalidades relacionadas con el objeto social de la Compañía y en especial para responder a las inquietudes allegadas a través de este canal; y remitir información que se considere de interés a través de boletines electrónicos. Los datos personales y de contacto solicitados serán conservados en una base de datos de la sociedad mientras se conserve una relación de tipo contractual o legal con el titular de la información, y en todo caso por un periodo máximo de 20 años una vez finalizada tal relación con el titular, con el único fin de cumplir con la obligacion legal de conservación de archivo, atender solicitudes de autoridades y/o fines estadísticos.
Como titular de la información, tiene los derechos a conocer, actualizar, y rectificar sus datos personales; solicitar la revocación de la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el tratamiento realizado no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales; y acceder en forma gratuita a sus datos personales objeto de Tratamiento.
En caso de querer presentar Consultas, Quejas o Reclamos puede realizar la solicitud al siguiente correo electrónico protecciondedatos@arandasoft.com o de forma presencial en las siguiente dirección Diagonal. 97 No.17-60 Edificio IFX Network Oficina 702 de la ciudad de Bogotá D.C.
En cumplimiento a lo dispuesto en la Ley Estatutaria 1581 de 2012 y sus Decretos Reglamentarios, la empresa establece la Política General y Especiales aplicables para el Tratamiento y Protección de Datos Personales en la organización.
ARANDA SOFTWARE ANDINA S.A.S., sociedad comercial identificada con NIT 830.099.766-1 se constituye como una empresa colombiana, cuyo objeto social consiste en prestar servicios de desarrollo, producción y comercialización de proyectos de software
● DIRECCIÓN FÍSICA: Diagonal 97 # 17 – 60 Oficina 702 Bogotá D.C.
● PÁGINA WEB: www.arandasoft.com
● TELEFONO: +57 (1) 7563000
● CORREO ELECTRÓNICO: protecciondedatos@arandasoft.com
La presente Política establece las directrices generales para la protección y el tratamiento de datos personales al interior de la empresa, permitiendo de esta manera fortalecer el nivel de confianza entre Responsable y Titulares con relación al tratamiento de su información; Informar a los Titulares de las finalidades y transferencias a que son sometidos sus datos personales y los mecanismos y formas para el ejercicio de sus derechos
This Policy of Treatment and Protection of Personal Data will be applied to all databases and/or files that include personal data that are subject to treatment by ARANDA SOFTWARE ANDINA S.A.S., as responsible for the treatment of personal data.
This policy constitutes version 2.0 of the company's personal data processing policy, based on the database update process carried out by the company in compliance with External Circular 003 of 2018, i.e. the update that every company must carry out of its databases between January 2nd and March 31st of each year from 2020 onwards.
● Habeas Data: The right of every person to know, update and rectify the information that has been collected about him/her in files and data banks of a public or private nature.
● Personal data: Any information linked or that can be associated to one or more specific or determinable natural person(s).
● Database: Organized set of personal data that is the subject of processing.
● Processing: Any operation or set of operations on personal data, such as collection, storage, use, circulation or suppression.
● Authorization: Prior, express and informed consent of the Data Subject to carry out the processing of personal data.
● Privacy Notice: It is the physical, electronic document or in any other known or to be known format, which is made available to the Data Subject in order to inform about the processing of his/her personal data.
● Data subject: Natural person whose personal data is the subject of processing.
● Causee: A person who by succession or transmission acquires the rights of another person.
● Data Controller: Natural or legal person, public or private, who by itself or in association with others, decides on the database and/or the processing of the data.
● Data Processor: A natural or legal person, public or private, that by itself or in association with others, carries out the processing of personal data on behalf of the Data Controller.
The following guiding principles shall apply to the protection of personal data:
a) Principio de legalidad en materia de Tratamiento de datos: El tratamiento a que se refiere la Ley de Habeas Data es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en ella y en las demás disposiciones que la desarrollen
b) Principio de finalidad: El tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la ley, la cual debe ser informada al Titular.
c) Principio de libertad: El tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.
d) Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.
e) Principio de transparencia: En el tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener del Responsable del tratamiento o del Encargado del tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.
f) Principio de acceso y circulación restringida: El tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la ley y la Constitución. En este sentido, el tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas en la ley.
Personal data, except for public information, may not be made available on the Internet or other means of mass dissemination or communication, unless access is technically controllable to provide restricted knowledge only to Data Holders or authorized third parties in accordance with the law.
g) Principio de seguridad: La información sujeta a tratamiento por el Responsable del tratamiento o Encargado del tratamiento a que se refiere la Ley de Habeas Data, se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
h) Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la ley y en los términos de la misma.
Personal data owners shall enjoy the following rights, and those granted to them by law:
a) Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente al Responsable del tratamiento o Encargados del tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado;
b) Solicitar prueba de la autorización otorgada al Responsable del tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la ley;
c) Ser informado por el Responsable del tratamiento o el Encargado del tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que les ha dado a sus datos personales;
d) Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la ley y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen;
e) Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el tratamiento el Responsable o Encargado han incurrido en conductas contrarias a la ley y a la Constitución;
f) Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.
Notwithstanding the exceptions provided for in the Statutory Law 1581 of 2012, as a general rule in the processing of personal data, ARANDA SOFTWARE ANDINA S.A.S., will collect the prior and informed authorization of the Data Subject, which may be obtained by any means that may be subject to subsequent consultation.
7.1 Events for which no authorization is required
The authorization of the Holder shall not be necessary in the case of:
a) Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial;
b) Datos de naturaleza pública;
c) Casos de urgencia médica o sanitaria;
d) Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos;
e) Data related to the Civil Registry of Persons.
ARANDA SOFTWARE ANDINA S.A.S. como responsable del tratamiento de datos personales, cumplirá los siguientes deberes:
a) Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
b) Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la ley, copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular.
c) Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.
d) Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
e) Garantizar que la información que se suministre al Encargado del tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
f) Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada.
g) Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado del tratamiento.
h) Suministrar al Encargado del tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la presente ley.
i) Exigir al Encargado del tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular.
j) Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la Ley Estatutaria 1581 de 2012.
k) Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos.
l) Informar al Encargado del tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo.
m) Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos
n) Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.
o) Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.
9.1 Processing of Employees' personal data
ARANDA SOFTWARE ANDINA S.A.S. collects the personal data of its employees which are classified by the company as confidential, and will only be disclosed by the company with the express authorization of the owner or when a Competent Authority requests it.
The purposes for which the personal data of the company's employees are used will be:
a) Dar cumplimiento a las obligaciones que impone la ley laboral colombiana a los empleadores, o bien las órdenes que impartan las autoridades colombianas o extranjeras competentes.
b) Emitir certificaciones relativas a la relación del titular del dato con el Empresa.
c) Cumplir con las obligaciones impuestas a la empresa como empleador, en relación con las normas de Seguridad y Salud Ocupacional, y el denominado Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-SST).
d) Gestionar las funciones desarrolladas por los trabajadores.
e) Ejecutar las diferentes etapas de los procesos disciplinarios de la Empresa y consultar memorandos, llamados de atención o cualquier tipo de sanción impuesta a los colaboradores.
f) Contactar a familiares en casos de emergencia.
g) Dar gestión y control a la nómina
h) Controlar el horario de los trabajadores y las horas extra que laboren.
i) Llevar un control de incapacidades, ausentismos, licencias y vacaciones de los trabajadores.
j) Llevar un control de las capacitaciones dadas a los trabajadores
k) Almacenar sus datos personales, incluidos los biométricos en su página web como soporte de las actividades realizadas.
l) Cumplir con los protocolos de bioseguridad aplicables a la Empresa de acuerdo a las disposiciones que emita el Gobierno Nacional.
m) Llevar a cabo un control, seguimiento y evaluación de los trabajadores.
n) Tomar imágenes y fotográficas necesarias para el reconocimiento del trabajador, control de cumplimiento y recolección de evidencia de los servicios desarrollados.
o) Adicionalmente se usan datos biométricos de los trabajadores para fines comerciales relacionados con el objeto social de la Empresa.
p) Comunicar información de los trabajadores a terceras entidades con las que la Empresa mantenga una relación contractual, socios o consorcios y clientes en la medida en que sea necesario para cumplir con el protocolo de los terceros, con los únicos efectos de que estos puedan gestionar el control y coordinación respecto del personal que preste de manera efectiva los servicios que se derivan de la relación profesional, así como posibilitar el cumplimiento de obligaciones legales, en materia fiscal y de seguridad social.
q) Comunicar datos de carácter identificativo de los trabajadores a agencias de viajes, compañías de transportes, hoteles y demás entidades para la gestión de las reservas y liquidación de los gastos ocasionados.
r) Realizar transferencia o transmisión internacional de datos a países que proporcionen una protección similar a la de Colombia.
s) entrega de la información a terceros encargados de procesos de evaluación, entrenamiento, certificación, y demás procesos requeridos en el desarrollo de la relación contractual.
t) Verificar, comparar, evaluar las competencias laborales y personales de los empleados.
u) Envío de información a cajas de compensación, AFP, ARL, aseguradoras entre otros.
v) Iniciar investigaciones internas con base en las quejas presentadas por empleados activos y no activos, terceros o los mismos colaboradores.
w) Gestión de denuncias a trabajadores por acoso laboral o violación de códigos de conducta.
ARANDA SOFTWARE ANDINA S.A.S. stores the personal data of its employees, including those obtained in the development of the selection process, and keeps them in a folder identified with the name of each of them.
This folder will only have access and will be treated by the Human Resources Area and the Administrative Area in order to manage the contractual relationship between ARANDA SOFTWARE ANDINA S.A.S. and the employee.
ARANDA SOFTWARE ANDINA S.A.S. treats sensitive personal data of its employees such as the data of their minor children for the sole purpose of registering them as beneficiaries of the social security and parafiscal system. For the purposes of this treatment the respective authorization is collected, which in any case will be express and optional, clearly indicating the Sensitive Personal Data object of treatment and the purpose of the same.
Likewise, it will have high security systems for the handling of those sensitive data and its reserve, in the understanding that such sensitive data will only be used by ARANDA SOFTWARE ANDINA S.A.S. for the aforementioned purposes.
Upon termination of the employment relationship, ARANDA SOFTWARE ANDINA S.A.S. will proceed to store all personal data obtained from the selection process and the documentation generated in the development of the employment relationship, in a central file with restricted access, subjecting the information at all times to appropriate security measures and levels, given that the employment information may contain sensitive data.
In any case, the information will not be processed for a period exceeding twenty (20) years from the termination of the employment relationship, or in accordance with the legal or contractual circumstances that make it necessary to handle the information.
Finally, in accordance with the provisions of External Circular 008 of 2020 of the Superintendence of Industry and Commerce, the data collected to comply with biosafety protocols will only be used for the purposes indicated by the Ministry of Health and Social Protection, and will only be stored for the reasonable and necessary time to comply with such protocols. Once the purpose of the Personal Data Processing has been fulfilled, the Company will automatically delete the data collected.
9.2 Processing of Trainees' personal data:
ARANDA SOFTWARE ANDINA S.A.S. collects the personal data of its trainees and stores them in a database which is classified by the company as confidential, and will only be disclosed with the express authorization of the owner or when requested by a Competent Authority.
The purposes for which the personal data of the trainees of ARANDA SOFTWARE ANDINA S.A.S. are used will be:
a) Dar cumplimiento a las obligaciones que impone la ley laboral colombiana a los empleadores, en especial a lo dispuesto en la Ley 789 de 2002 así como sus Decretos Reglamentarios.
b) Emitir certificaciones relativas a la relación del titular del dato con la empresa.
c) Corroborar cualquier requerimiento que se ocasione en desarrollo del proceso de vinculación de aprendices.
d) Cumplir con las obligaciones impuestas a la empresa como empleador, en relación con las normas de Seguridad y Salud Ocupacional, y el denominado Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-SST).
e) Gestionar las funciones desarrolladas por los aprendices.
f) Controlar el desarrollo de los aprendices en la etapa lectiva y etapa práctica.
g) Contactar a familiares en casos de emergencia.
In any case, the information will not be processed for a period longer than the duration of the applicant's relationship with the company, which in no case may exceed two (2) years, and the additional time required according to the legal or contractual circumstances that make it necessary to handle the information.
9.3 Processing of customer personal data:
ARANDA SOFTWARE ANDINA S.A.S. collects the personal data of its customers and stores them in a database which is classified by the Company as confidential, and will only be disclosed with the express authorization of the owner or when requested by a Competent Authority.
The purposes for which the personal data of ARANDA SOFTWARE ANDINA S.A.S. customers are used will be:
a) Proceso de control y registro contable de las obligaciones contraídas con los clientes.
b) Cumplimiento de aspectos tributarios y legales ante entidades públicas y regulatorias.
c) Cumplimiento de obligaciones contractuales, por lo cual la información podrá ser transferida a terceros, tales como entidades financieras, terceros aliados, notarías, abogados, etc.
d) Cumplimiento de decisiones judiciales y disposiciones administrativas, legales, fiscales y regulatorias.
e) Transmisión de información y datos personales en procesos de auditorías.
f) Gestión administrativa para la ejecución de las etapas precontractual, contractual y pos contractual.
g) Creación del cliente en las plataformas o software de la Empresa
h) Garantizar la prestación de servicios de desarrollo, producción y comercialización de proyectos de software.
i) Garantizar el cumplimiento de los derechos que les corresponden en virtud de la Ley 1581 de 2012.
j) Realizar actividades de prospección comercial y marketing.
k) Evaluar el servicio de atención al cliente y realizar encuestas de satisfacción.
l) Compartir la información con terceros aliados que colaboran con la sociedad, considerando que para el cumplimiento de sus encargos deben acceder en alguna medida a la información, los cuales estarán igualmente sujetos a las obligaciones de confidencialidad, manejo de la información y protección de datos personales a las que está sujeto esta sociedad.
m) Dar trámite a las peticiones, quejas o reclamos establecidas de manera directa por el cliente a través de los canales de atención.
n) Contactar al cliente a través de medios físicos y electrónicos – correo electrónico, SMS o chat para el envío de información de interés o relacionada con la relación contractual, invitarlo a capacitaciones o con el portafolio de servicios.
o) Mantener el contacto comercial con la Empresa, aun después de la finalización de la relación contractual.
p) Consultar como buena práctica empresarial u obligación legal, antecedentes Clinton y ONU, en aras de prevenir el lavado de activos y financiación del terrorismo.
q) TO INCLUDE ANY OTHERS WHICH IT CONSIDERS TO BE MISSING
In any case, the information will not be processed for a period longer than the duration of the contractual relationship between the customer and the Company, and the additional time required according to the legal or contractual circumstances that make necessary the handling of the information.
9.3 Processing of personal data of Suppliers and Contractors
ARANDA SOFTWARE ANDINA S.A.S. collects the personal data of its suppliers and contractors and stores them in a database which, although it is composed mostly of public data, is classified by the company as reserved, and that, in the case of private data, will only be disclosed by the company with the express authorization of the owner or when a Competent Authority requests it.
The purposes for which the personal data of the Suppliers and Contractors of ARANDA SOFTWARE ANDINA S.A.S. are used will be:
a) Gestionar las cuentas de cobro presentadas por los proveedores o los contratistas.
b) Llevar un control de los aportes realizados al sistema de seguridad social por parte de los contratistas
c) Llevar a cabo evaluaciones y selección de proveedores potenciales.
d) Cumplimiento de aspectos tributarios y legales con entidades públicas y regulatorias
e) Control y pagos por los bienes y servicios recibidos.
f) Evaluaciones cualitativas y cuantitativas de los niveles de servicio recibidos de los proveedores.
g) Proceso de control y registro contable de las obligaciones contraídas con los proveedores y los contratistas.
h) Envío de invitaciones a contratar y realización de gestiones para las etapas precontractual, contractual y poscontractual.
i) Las demás establecidas específicamente en las autorizaciones que sean otorgadas por los propios proveedores.
ARANDA SOFTWARE ANDINA S.A.S. will only collect from its suppliers and contractors the data that are necessary, relevant and not excessive for the purpose of selection, evaluation and execution of the contract. The collection of personal data of employees of suppliers by ARANDA SOFTWARE ANDINA S.A.S. will have in any case the purpose of verifying the suitability and competence of employees; that is, once this requirement is verified, ARANDA SOFTWARE ANDINA S.A.S. will return such information to the supplier, unless expressly authorized its conservation.
In any case, the information will not be processed for a period longer than the duration of the relationship of the Supplier and contractors with the company, and the additional time required according to legal or contractual circumstances that make it necessary to handle the information.
9.4 Processing of shareholders' personal data
ARANDA SOFTWARE ANDINA S.A.S. collects the personal data of its shareholders and stores them in a database which is classified by the company as confidential, and which will only be disclosed by the company with the express authorization of the owner or when requested by a Competent Authority.
The purposes for which the Shareholders' personal data are used will be:
a) Permitir el ejercicio de los deberes y derechos derivados de la calidad de accionista
b) Permitir el envío de invitaciones a eventos programados por la compañía
c) Emitir certificaciones relativas a la relación del Titular con la sociedad.
d) Dar cumplimiento a los preceptos y normatividad establecida en el Código de Comercio y demás normatividad aplicable.
e) Convocarlo o invitarlo a las diferentes reuniones de naturaleza societaria a las que deba asistir por su calidad de accionista.
In any case, the information will not be processed for a period exceeding the time of existence of the company, and the additional time required according to the legal or contractual circumstances that make it necessary to handle the information.
9.5 Processing of Visitors' personal data at the Entrance Control:
ARANDA SOFTWARE ANDINA S.A.S. collects personal data of its visitors through forms and surveys that may include sensitive personal data such as temperature or health status of third parties in compliance with the Company's biosecurity protocols. This information is stored in a database which is classified by the entity as confidential, and will only be disclosed by the Company with the express authorization of the owner or when requested by a Competent Authority.
The purposes for which the personal data of those who enter the facilities of ARANDA SOFTWARE ANDINA S.A.S. are used will be:
a) Asegurar el ingreso a las instalaciones del Empresa a personas que cuentan con la autorización de libre tránsito y restringir el paso a aquellas personas que no estén autorizadas.
b) Garantizar la seguridad en los ambientes vigilados.
c) Permitir ambientes de trabajo adecuados para el desarrollo seguro de las actividades al interior del Empresa.
d) Dar cumplimiento a las obligaciones estipuladas dentro del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo.
e) Dar cumplimiento a los protocolos de bioseguridad implementados por la Empresa.
In any case, the information will not be processed for a period of more than one (1) year from its collection in accordance with the legal or contractual circumstances that make it necessary to handle the information.
In accordance with the provisions of External Circular 008 of 2020 of the Superintendence of Industry and Commerce, the data collected to comply with biosafety protocols will only be used for the purposes indicated by the Ministry of Health and Social Protection, and will only be stored for the reasonable and necessary time to comply with such protocols. Once the purpose of the Personal Data Processing has been fulfilled, the Company will automatically delete the data collected.
9.6 Processing of personal data from the Web Site
ARANDA SOFTWARE ANDINA S.A.S. collects personal data from interested third parties through its website and stores them in a database which is classified by the company as confidential, and will only be disclosed with the express authorization of the owner or when requested by a Competent Authority.
The purposes for which the personal data contained in ARANDA SOFTWARE ANDINA S.A.S. website are used will be:
a) Permitir la comunicación con los clientes o terceros mediante la sección de contáctenos.
b) Publicar eventos o noticias de interés.
c) Recepcionar y dar trámite a las quejas y reclamos de los terceros.
d) Fines legales, contables, administrativos, comerciales, promocionales, informativos, de mercadeo y ventas.
e) Realizar campañas de promoción, marketing, publicidad
f) Dar a conocer el portafolio de servicios de la empresa.
In any case, the information will not be processed for a period longer than the period agreed with the third party or user through a contract or authorization to use their personal data counted from its collection in accordance with the legal or contractual circumstances that make necessary the handling of the information.
9.7 Processing of personal data from the Video Surveillance Record
ARANDA SOFTWARE ANDINA S.A.S. collects biometric data of its workers and visitors through its Surveillance Cameras and stores them in a database which is classified by the company as confidential, and will only be disclosed with the express authorization of the owner or when requested by a Competent Authority.
The purposes for which the personal data contained in the ARANDA SOFTWARE ANDINA S.A.S. Surveillance Cameras are used will be:
a) Garantizar la seguridad en los ambientes laborales.
b) Permitir ambientes de trabajo adecuados para el desarrollo seguro de actividades laborales de la compañía.
c) Controlar el ingreso, permanencia y salida de empleados y contratistas en las instalaciones de la empresa.
In order to comply with the duty of information that corresponds to ARANDA SOFTWARE ANDINA S.A.S. as administrator of personal data, the company will implement Privacy Notices in the areas where the capture of images involving the processing of personal data is performed.
In any case, the information will not be processed for a period longer than 30 days from its collection in accordance with the legal or contractual circumstances that make it necessary to handle the information.
9.8 Processing of Biometric Control Personal Data
ARANDA SOFTWARE ANDINA S.A.S. collects biometric data of its employees and stores them in a database which is classified by the company as confidential, and will only be disclosed with the express authorization of the owner or when requested by a Competent Authority.
The purposes for which the personal data contained in the ARANDA SOFTWARE ANDINA S.A.S. Surveillance Cameras are used will be:
a) Garantizar la seguridad en los ambientes laborales.
b) Permitir acceso sólo al personal autorizado.
c) Controlar el ingreso, permanencia y salida de empleados en las instalaciones de la empresa.
In any case, the information will not be processed for a period longer than the duration of the employment relationship with the employee.
9.9 Processing of Personal Data of Prospective Clients:
ARANDA SOFTWARE ANDINA S.A.S. has a record of Prospects of Clients, whose information has been collected by the Company with the previous express authorization of the Holder through events or through the completion of requests for quotations by them. ARANDA SOFTWARE ANDINA S.A.S. stores such information in a database which is classified by the company as confidential, and will only be disclosed with the express authorization of the holder or when a Competent Authority requests it.
The purposes for which the personal data of the Prospects of Clients of ARANDA SOFTWARE ANDINA S.A.S. are used will be:
a) Envío de invitaciones a eventos programados por la empresa.
b) Enviar información de proyectos ofertados por la empresa a las personas interesadas.
c) Verificar el cumplimiento de los requisitos establecidos por la Empresa para acceder a un proyecto, convenio o contrato.
d) Realizar actividades de prospección comercial y operaciones de marketing.
e) Dar trámite a las consultas, quejas o reclamos presentados por los titulares.
f) Para realizar informes de gestión y estadísticas internas.
g) Garantizar el ejercicio de su derecho de Habeas Data (Consultas, quejas y reclamos sobre actualización, corrección, supresión o eliminación de datos).
In any case, the information will not be processed for a period longer than the period agreed with the prospect through an authorization to use their personal data counted from its collection in accordance with the legal or contractual circumstances that make it necessary to handle the information.
9.10 Processing of personal data of candidates or applicants in selection processes:
ARANDA SOFTWARE ANDINA S.A.S. collects the personal data of the candidates or applicants of the selection processes carried out by the Company and stores them in a database which is classified as confidential, and will only be disclosed with the express authorization of the owner or when requested by a Competent Authority.
The purposes for which the personal data of the applicants of the selection processes carried out by ARANDA SOFTWARE ANDINA S.A.S. are used will be:
a) Realización de gestión administrativa interna y externa para la ejecución transparente del proceso de selección del personal.
b) Envío de comunicaciones programadas por el Empresa para realizar diferentes pruebas de selección.
c) Corroborar cualquier requerimiento que se ocasione en desarrollo del proceso de selección.
d) Verificación de referencias laborales, académicas y personales del aspirante.
e) Adelantar el proceso de vinculación en general del personal seleccionado.
f) Realizar estudios de seguridad y visitas domiciliarias.
All personal data provided by the applicant or applicant will become part of a "Talent Bank", which the Company, as Responsible, may use for current and future selection processes in which the applicant's profile is suitable. The databases where this information is stored have the necessary security measures to guarantee the total security of the data provided during the selection process. In any case, the information will not be processed for a period longer than that authorized by the applicant and the additional time required according to the legal or contractual circumstances that make it necessary to handle the information.
All personal data provided by the applicant or applicant will become part of a "Talent Bank", which the Company, as Responsible, may use for current and future selection processes in which the applicant's profile is suitable. The databases where this information is stored have the necessary security measures to guarantee the total security of the data provided during the selection process. In any case, the information will not be processed for a period longer than that authorized by the applicant and the additional time required according to the legal or contractual circumstances that make it necessary to handle the information.
ARANDA SOFTWARE ANDINA S.A.S. does not currently perform international transmission or transfer of personal data. In the event that it decides to make the International Transfer of personal data, in addition to having the express and unequivocal authorization by the Holder, it will ensure that the action provides adequate levels of data protection and meets the requirements set in Colombia by the Statutory Law 1581 of 2012 and its regulatory decrees.
On the other hand, when ARANDA SOFTWARE ANDINA S.A.S. decides to carry out International Transmission of data, it may do so without authorization of the owners, as long as it guarantees the security of the information, confidentiality and the conditions that regulate the scope of data processing, in accordance with the provisions of Article 10 of Law 1581 of 2012.
ARANDA SOFTWARE ANDINA S.A.S. does not directly process personal data of minors; however, in particular, the Company collects and processes the personal data of the minor children of its employees, with the sole purpose of complying with the obligations imposed by law on employers in relation to affiliations to the social security and parafiscal system, as well as compliance with the family day (Law 1857 of 2017), and in particular to allow the enjoyment of the fundamental rights of children to health, recreation and the right to family.
In any case, ARANDA SOFTWARE ANDINA S.A.S. will collect when appropriate the respective authorization to their legal representatives for their treatment, always bearing in mind the best interest of the minor and respect for the prevailing rights of children and adolescents enshrined in Article 44 of the Political Constitution of Colombia.
El Titular, sus causahabientes, su representante y/o apoderado, o quien se determine por estipulación a favor de otro; podrá hacer ejercicio de sus derechos contactándose con nosotros a través de comunicación escrita dirigida al área administrativa encargada de la protección de datos personales en la compañía. La comunicación podrá ser enviada al siguiente correo electrónico: protecciondedatos@arandasoft.com o a través de comunicación escrita radicada en la siguiente dirección: Diagonal 97 # 17 – 60 Oficina 702 Bogotá D.C.
12.1 Consultas
Se podrá consultar la información personal del Titular que repose en las bases de datos de ARANDA SOFTWARE ANDINA S.A.S. y la empresa se encargará de suministrar toda la información contenida en el registro individual o que esté vinculada con la identificación del solicitante.
La consulta una vez recibida por la empresa será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma.
Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la nueva fecha en que se atenderá tal consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
12.2 Reclamos
Cuando se considere que la información contenida en una base de datos de ARANDA SOFTWARE ANDINA S.A.S. debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando se advierta el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la Ley de Habeas Data, se podrán presentar reclamación ante ARANDA SOFTWARE ANDINA S.A.S. la cual será tramitada bajo las siguientes reglas:
1. El reclamo se formulará mediante comunicación escrita dirigida a ARANDA SOFTWARE ANDINA S.A.S. con la identificación del Titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, y acompañando los documentos que se quiera hacer valer.
Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.
En caso de que ARANDA SOFTWARE ANDINA S.A.S. reciba un Reclamo del cual no sea competente para resolverlo, la empresa dará traslado a quien efectivamente corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará al Titular.
2. Una vez recibido el reclamo completo, la empresa incluirá en la respectiva base de datos una leyenda que diga «reclamo en trámite» y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. La empresa conservará dicha leyenda en el dato objeto de discusión hasta que el reclamo sea decidido.
3. El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, la empresa informará al Titular los motivos de la demora y la nueva fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
Las solicitudes que presente el titular con el fin de realizar una consulta o reclamo sobre el uso y manejo de sus datos personales deberán contener unas especificaciones mínimas, en aras de brindar al titular una respuesta clara y coherente con lo solicitado. Los requisitos de la solicitud son:
a) Estar dirigida a ARANDA SOFTWARE ANDINA S.A.S.
b) Contener la identificación del Titular (Nombre y Documento de identificación).
c) Contener la descripción de los hechos que motivan la consulta o el reclamo.
d) El objeto de la petición.
e) Indicar la dirección de notificación del Titular, física y/o electrónica (e-mail).
f) Anexar los documentos que se quieren hacer valer. (Especialmente para reclamos)
En el evento en que la consulta o reclamo sea presentado presencialmente el Titular deberá plasmar su solicitud o reclamo por escrito sin ninguna formalidad más que los requisitos exigidos en el punto anterior.
12.3 Procedural requirement
El Titular, sus causahabientes, su representante y/o apoderado, o quien se determine por estipulación a favor de otro; sólo podrá presentar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio por el ejercicio de sus derechos una vez haya agotado el trámite de Consulta o Reclamo directamente ante la empresa.
12.4 Petición de actualización y/o rectificación
ARANDA SOFTWARE ANDINA S.A.S. rectificará y actualizará, a solicitud del titular, la información que sea inexacta o se encuentre incompleta, atendiendo al procedimiento y los términos antes señalados, para lo cual el Titular deberá allegar la solicitud según los canales dispuestos por la compañía, indicando la actualización y rectificación del dato y a su vez deberá aportar la documentación que soporte tal petición.
The Data Subject may revoke at any time the consent or authorization given for the processing of his/her personal data, as long as there is no impediment enshrined in a legal or contractual provision.
Likewise, the Data Subject has the right to request at any time to ARANDA SOFTWARE ANDINA S.A.S. the suppression or elimination of his personal data when:
a) Considere que los mismos no están siendo tratados conforme a los principios, deberes y obligaciones previstas en la normatividad vigente.
b) Hayan dejado de ser necesarios o pertinentes para la finalidad para la cual fueron obtenidos.
c) Se haya cumplido el tiempo necesario para el cumplimiento de los fines para los que fueron obtenidos.
Such deletion implies the total or partial elimination of the personal information, as requested by the holder in the records, files, databases or treatments carried out by ARANDA SOFTWARE ANDINA S.A.S.
The right of cancellation is not absolute and therefore ARANDA SOFTWARE ANDINA S.A.S. may deny revocation of authorization or deletion of personal data in the following cases:
a) El titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos.
b) La eliminación de datos obstaculice actuaciones judiciales o administrativas vinculadas a obligaciones fiscales, la investigación y persecución de delitos o la actualización de sanciones administrativas.
c) Los datos sean necesarios para proteger los intereses jurídicamente tutelados del titular; para realizar una acción en función del interés público, o para cumplir con una obligación legalmente adquirida por el titular.
ARANDA SOFTWARE ANDINA S.A.S. reserves the right to modify the Policy of Treatment and Protection of Personal Data at any time. However, any modification will be communicated in a timely manner to the holders of personal data through the usual means of contact with ten (10) working days prior to its entry into force.
In the event that a Data Subject does not agree with the new General or Special Policy and with valid reasons that constitute a just cause for not continuing with the authorization for the processing of personal data, the Data Subject may request the company to withdraw his/her information through the channels indicated in Chapter 12. However, Data Subjects may not request the withdrawal of their personal data when the company has a legal or contractual duty to process the data.
La presente Política rige a partir de junio de 2021.